Règlement électoral 2022

Par élections générales étudiantes, on entend l’organisation simultanée de l’élection des  membres du Conseil AGL, l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de  Faculté et l’élection des membres des Conseils de Site.

Règlement approuvé par le CASE du 10 février 2022.

Table des matières

1. DU CALENDRIER DES ÉLECTIONS

Art. 1

Chaque année académique, les étudiant·es régulièrement inscrit·es en date du 28 février au  rôle de l’université, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique,  désignent, lors des élections générales étudiantes, les représentant·es des étudiant·es  composant le Conseil AGL et, pour les facultés et sites qui le souhaitent, les représentant·es  des étudiant·es dans le Conseil de faculté et dans le Conseil de site.

Art. 2

Le 1 juillet de chaque année académique, une commission électorale chargée de  l’organisation des élections générales étudiantes est instituée par la Vice-rectrice ou le Vice recteur aux Affaires étudiantes et le Président ou la Présidente de l’AGL, après que la  précédente ait été dissoute le 30 juin de chaque année académique.

Art. 3

Les élections générales étudiantes ont lieu entre le 15 mars et le 30 avril. L’AGL communique  la ou les dates choisies au Vice-recteur ou à la Vice-rectrice aux Affaires étudiantes pour le 1er  février au plus tard.

Art. 4

La commission électorale se réunit au plus tard un mois avant l’ouverture du scrutin pour fixer  de manière irrévocable le nombre de sièges mis aux voix dans chacun des scrutins et procéder  à l’appel aux candidatures.

Art. 5

Le dépôt des candidatures débute un mois avant l’ouverture du scrutin et sa clôture a lieu le  quatorzième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, à 16 heures.

Art. 6

Les listes sont déposées par un·e ou deux portes-parole. Les noms de listes, ainsi que  l’identité des porte-paroles de liste, sont communiqués à la commission électorale au plus tôt  un mois avant l’ouverture du scrutin et au plus tard le septième jour calendrier précédant la  clôture du dépôt des candidatures. À leur demande, l’identité du ou de la porte-parole de liste  peut être tenue secrète. 

Exceptionnellement et jusqu’à la clôture des candidatures, la commission peut accepter un  changement de portes-parole.

Exceptionnellement et jusqu’à la clôture des candidatures la  Commission électorale se réserve le droit d’accepter la création tardive d’une liste.  Au plus tard le septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, la Commission  électorale établit définitivement les listes qui seront soumises aux électeurs·trices. 

Art. 7

Un courrier est individuellement transmis par le Vice-Rectorat aux Affaires étudiantes  à chaque électeur·trice au plus tard quatorze jours calendrier avant la clôture du dépôt des  candidatures. 

Ce courrier, signé par le Président ou la Présidente de la Commission électorale et la Vice Rectrice ou le Vice-recteur aux Affaires étudiantes, présente les élections générales  étudiantes de façon neutre et ne vise individuellement aucun·e candidat·e ni aucune liste. 

Il invite les étudiant·es à participer au scrutin et les informe de la manière de déposer une  candidature. Il encourage expressément les étudiantes et étudiants internationaux·ales à se  présenter aux différents scrutins des élections générales étudiantes, ces deux catégories d’étudiant·es étant susceptibles d’être sous-représentées dans l’élection. Il renvoie vers une  page web de l’AGL contenant toutes les informations utiles, ajoutées au fur et à mesure que  celles-ci se présentent, notamment le règlement électoral, ainsi que la liste des personnes et  des listes candidates. 

Par courrier au sens du présent règlement, on entend une communication écrite, quel qu’en  soit le support, pourvu, s’agissant d’un courriel, qu’il émane et soit destiné à une adresse  appartenant au domaine uclouvain.be.

Art. 8

La validation définitive des candidatures par la Commission électorale a lieu au plus tard le  septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin. 

Art. 9

La campagne électorale débute le jour de la diffusion des listes définitives par la commission  électorale et se termine à l’ouverture de l’élection.

Art. 10

Le scrutin est organisé durant trois jours consécutifs, de minuit (00h), le 1er jour, à 23h55, le  soir du dernier jour, sans interruption. 

Une période dite « creuse » prend cours à la fin du scrutin pour une durée de trente-deux  heures. Elle est définie par la commission électorale et communiquée au vice-rectorat aux  affaires étudiantes le 1er février au plus tard. Elle apparaît dans le calendrier électoral  publié sur la page web de l’AGL consacrée aux élections. 

Au terme de la période « creuse », la commission électorale avec l’aide des expert·es de  l’entreprise chargée du vote électronique, procèdent au dépouillement des bulletins  électroniques. La Commission électorale se réunit ensuite pour valider et communiquer les  élections et leurs résultats. Elle les porte sans délai à la connaissance des étudiant·es et du  personnel de l’université.

2. DE L’ÉLECTION DU CONSEIL AGL

Art. 11

L’élection du Conseil AGL, organisée sur l’ensemble de l’Université, est l’élection des  représentant·es étudiant·es constituant le Conseil de l’Assemblée Générale des étudiant·e·s  de Louvain, ici dénommée « l’AGL », laquelle constitue le conseil des étudiant·es visé aux  articles 10 à 14 du décret du 21 septembre 20121.

Elle est organisée dans le cadre de deux collèges électoraux votant par le biais d’un même  bulletin. 

Le collège facultaire est constitué de l’ensemble des étudiant·es ayant le droit de vote dans  chacune des facultés ou dans chacun des organes similaires qui les remplaceraient  (dénommés dans l’ensemble du document « Facultés »). 

Le collège universitaire est constitué de l’ensemble des étudiant·es de l’UCLouvain disposant  du droit de vote. 

Art. 12

Peut être candidat·e au Conseil AGL tout·e étudiant·e régulièrement inscrit·e en date du 28  février au rôle de l’université, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade  académique. 

Art. 13

Au sein du collège facultaire, il y a autant de scrutins qu’il y a de facultés ; une faculté établie  sur plus d’un site intervenant autant de fois qu’il y a de sites sur lesquels elle est établie.  Chacun de ces scrutins désigne un·e conseiller·ère AGL par tranche entamée de mille  étudiant·es inscrit·es à titre principal dans cette faculté. 

Au sein du Conseil AGL, quatre sièges sont réservés à des étudiant·es inscrit·es sous une  nationalité différente que la nationalité belge, également candidat·es à un mandat de la  Coordination Générale des Étudiants Internationaux (ci-après CGEI). Les quatre candidat·es  élu·es formeront l’équipe de coordination de la CGEI. Quoique le décret ne l’impose pas, le  choix est donc fait à l’UCLouvain, d’une désignation des représentant·es étudiant·es au sein  de la CGEI par voie d’une élection centralisée. 

Afin que les quatre sièges de l’équipe de coordination de la CGEI soient toujours garantis, le  conseil AGL comprend également quatre sièges supplémentaires mais facultatifs. Ces sièges  sont dénommés ci-après « sièges CGEI facultatifs ». 

Ces sièges sont attribués si besoin par une procédure définie à l’article 48 lors du  dépouillement. Au terme du dépouillement, les sièges CGEI facultatifs non attribués et non  vacants sont considérés comme inexistants. 

En conséquence, le conseil AGL est composé comme suit : 

un nombre X de représentant·es issu·es du collège facultaire, 

le même nombre X de représentant·es issu·es du collège universitaire, entre 0,1,2,3 ou 4 représentant·es supplémentaires pour les sièges CGEI facultatifs. 

Au sens du présent règlement, la nationalité de l’étudiant·e est celle sous laquelle il ou elle  s’est inscrit·e à l’université. 

1 Parlement de la Communauté française de Belgique, Décret relatif à la participation et à la  représentation dans l’enseignement supérieur, 21 septembre 2012 (M.B. 23 octobre 2012).

 

3. DE L’ÉLECTION DES REPRÉSENTANT·ES ÉTUDIANT·ES AUX CONSEILS DE FACULTÉ

Art. 14

Parallèlement à l’élection du Conseil AGL, et si la faculté ne souhaite pas l’organiser elle même, la commission électorale organise l’élection des représentant·es étudiant·es aux  conseils de faculté conformément aux articles 15 et 18 du décret du 21 septembre 20122.  

Peut être candidat·e à l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté tout·e  étudiant·e régulièrement inscrit·e, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade  académique, dans la faculté dans laquelle il ou elle se présente, que cette faculté soit établie  sur un seul ou sur plusieurs sites. 

Si un·e étudiant·e est régulièrement inscrit·e dans plusieurs facultés, il ou elle peut se porter  candidat·e à l’élection du Conseil de chacune de ces facultés.  

Art. 15

Le décret du 21 septembre 2012 prévoit que les représentant·es étudiant·es sont membres  avec voix délibérative, à raison d’au moins 20% des Conseils de faculté.  

4. DE L’ÉLECTION DES REPRÉSENTANT·ES ÉTUDIANT·ES AUX CONSEILS ÉTUDIANTS DE SITE

Art. 16

Parallèlement à l’élection du Conseil AGL et à celle des représentant·es étudiant·es aux  Conseils de faculté, et si le Conseil étudiant de site ne souhaite pas l’organiser lui-même, la  Commission électorale organise l’élection des membres de Conseils étudiants de sites si ces  derniers en expriment le souhait explicite. Le cas échéant, les Conseils de site en informent la  commission électorale au plus tard un mois avant l’ouverture du scrutin. 

Pourra présenter sa candidature au Conseil étudiant de site tout étudiant·e régulièrement  inscrit·e, au jour de l’élection, au titre d’un programme d’étude, dans une faculté du site, sans  obligation de se présenter aux élections du Conseil AGL. 

Art. 17

Le Conseil étudiant de chaque site comprend un nombre de mandats défini par le Conseil  étudiant du site lui-même , inscrit·es régulièrement au jour de l’élection au sein d’une faculté  du site. Ce nombre sera communiqué par le Conseil étudiant du site au plus tard un mois avant  l’ouverture du scrutin à la commission électorale. Sans communication de la part des conseils  étudiants de site, ce nombre est reconduit chaque année. Chaque faculté dispose de la  garantie d’avoir un siège au moins.

2Parlement de la Communauté française de Belgique, Décret relatif à la participation et à la  représentation dans l’enseignement supérieur, 21 septembre 2012 (M.B. 23 octobre 2012)

5. DU DROIT DE VOTE

Art. 18

Chaque étudiant·e régulièrement inscrit·e au rôle de l’université, en date du 28 février de  chaque année académique, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade  académique, dispose du droit de vote aux élections générales étudiantes. Le vote est  personnel et secret. 

Art. 19

Les étudiant·es inscrit·es simultanément dans plusieurs programmes disposent, pour l’élection  du Conseil AGL, d’un droit de vote unique qu’ils ou elles exercent dans la faculté où, selon les  informations transmises par le Service des inscriptions, ils ou elles sont inscrit·es à titre  principal. 

Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté, ils ou elles disposent  d’un droit de vote dans chacune des facultés où ils ou elles sont inscrit·es. 

Pour l’élection des membres des Conseils étudiants de site, ils ou elles disposent d’un droit  de vote unique qu’ils ou qu’elles exercent sur le site accueillant la faculté où ils ou elles sont  inscrit·es à titre principal.

6. DE LA COMMISSION ÉLECTORALE

Art. 20 

La Commission électorale est composée de huit membres, réparti·es comme suit : 

quatre étudiant·es régulièrement inscrit·es au rôle de l’université, désigné·es par le  Conseil de l’AGL, dont un·e au minimum ayant exercé un mandat de conseiller·ère  AGL et un·e au minimum ayant exercé un mandat de conseiller·ère facultaire, au cours  des deux années précédentes, ne se présentant ni à l’élection du Conseil AGL ni à  l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté ni à l’élection d’un  Conseil étudiant de Site ; 

deux membres du personnel de l’université choisi·es par le Vice-recteur ou la Vice rectrice aux Affaires étudiantes sur une liste de six noms proposés par le Conseil  de l’AGL ; 

une personne représentant la Vice-rectrice ou le Vice-recteur aux Affaires  étudiantes ; 

une personne représentant l’Administration de la vie étudiante. 

Un·e suppléant·e est prévu·e pour et proposé·e par chacune des quatre catégories de  membres précitées. 

Art. 21 

Les années impaires en septembre de la rentrée académique, la commission est présidée par  le ou la représentant·e du Vice-recteur ou la Vice-rectrice. Les années paires, elle l’est par  l’un·e des quatre étudiant·es, désigné·es par le Conseil de l’AGL. Cette alternance est  inversée pour l’attribution de la Vice-présidence. 

Art. 22 

La commission électorale est convoquée, par son Président ou sa Présidente, au moins sept  jours calendrier à l’avance, sauf en cas d’urgence motivée. Elle statue à la majorité absolue  des membres présent·es. Un quorum de présence de 5 membres est requis pour statuer. Les  procès-verbaux des réunions de la Commission électorale sont publics. 

Art. 23 

Les décisions de la commission électorale ne sont susceptibles d’aucun recours. 

Art. 24 

La commission électorale désigne un médiateur ou une médiatrice électoral·e. Le médiateur  ou la médiatrice électoral·e est choisi·e, au sein de la Communauté universitaire, pour ses  qualités d’écoute, sa connaissance et/ou son expérience du processus démocratique et son  autorité morale. 

Le médiateur ou la médiatrice électoral·e se tient à la disposition des étudiant·es durant une  période qui débute à la date d’ouverture du dépôt des candidatures et se termine à la date de  la communication des résultats des élections, afin de les épauler dans la gestion de tout  problème qu’ils ou elles souhaiteraient porter à son attention. A cet effet, il ou elle fixe une  permanence hebdomadaire dont l’horaire et le lieu sont communiqués dans le courrier visé à l’article 7.

Art. 25 

La commission électorale désigne un auditeur ou une auditrice dont la mission est de veiller  à la bonne tenue des opérations électorales. L’auditeur·trice est libre de mener sa mission  par tous les moyens qui lui semblent adéquats. Il ou elle peut notamment s’entourer de  personnes compétentes pour l’aider dans sa mission.

7. DE LA PRÉSENTATION DES CANDIDATURES ET LISTES

Art. 26

Les candidat·es se présentent sur une liste ou individuellement. 

Art. 27

Par liste, on entend au moins deux candidat·es se présentant en commun aux élections  générales étudiantes. 

Une liste peut se présenter aux différents scrutins des élections générales  étudiantes. 

Dans le cas où deux noms identiques de liste seraient transmis à la Commission électorale,  le premier est considéré comme seul valide. 

Pour l’élection du Conseil AGL, chaque liste peut présenter un nombre de candidat·es double  au nombre de sièges à pourvoir. 

Les listes pour le Conseil AGL sont composées d’un minimum de quarante pour cent (40 %)  d’hommes et quarante pour cent (40 %) de femmes. Les listes de 10 personnes ou moins sont  composées d’un minimum de trente pour cent (30 %) d’hommes et trente pour cent (30 %)  de femmes. Les arrondis se font à l’unité inférieure. 

Pour minimum 20% des candidat·es (arrondis à l’inférieure), réparti·es en bloc en début ou en  fin de liste, un mécanisme d’alternance par genre (femme-homme ou homme-femme), dit “de  tirette”, est mis en place, de façon à ce que deux personnes du même genre ne puissent pas  être placées successivement sur cette portion de la liste. 

En cas de non application du principe de tirette énoncé au paragraphe précédent, une liste  peut utiliser un des deux autres mécanismes de parité, à savoir : 

le tirage au sort de l’ordre des candidat·es de la liste, pour l’entièreté de la liste ou pour  une fraction. Si c’est pour une fraction, celle-ci doit comprendre le bloc des 20% de  candidat·es en début et/ou en fin de liste et l’échantillon sur lequel se base ce tirage  doit être paritaire au sens du cinquième alinéa du présent article. Ce tirage au sort est  organisé après la clôture des candidatures et effectué en présence d’un·e membre  de la Commission ; 

la mise en ordre alphabétique des candidat·es de la liste, que ce soit pour l’entièreté  de la liste ou pour une fraction. Si c’est pour une fraction, celle-ci doit comprendre le  bloc des 20% de candidat·es en début et/ou en fin de liste et l’échantillon sur lequel se  base ce tirage doit être paritaire au sens du cinquième paragraphe du présent article. 

Art. 28

Le dépôt d’une candidature se fait au moyen d’un formulaire électronique validé par la  Commission électorale qui reprend pour chaque candidat·e, outre les informations  personnelles utiles : 

le surnom décent et notoire sous lequel il ou elle entend éventuellement se  présenter; 

le cas échéant, le prénom social de l’étudiant·e, utilisé en lieu et place du prénom  civil sur les listes ; 

le scrutin sur lequel il ou elle se présente ; 

la liste dont il ou elle fait éventuellement partie ; 

une preuve de son inscription, par exemple : une photocopie, un scan, une photo de  son attestation d’inscription ou de sa carte étudiante, etc. 

Si le ou la candidat·e fait partie d’une liste, il lui sera demandé de confirmer sur le formulaire  qu’il ou elle a obtenu préalablement l’accord de la liste, communiqué par le ou la porte-parole  de liste. 

De même, si le ou la candidat·e souhaite se présenter comme candidat·e à la CGEI, il lui  sera demandé de confirmer sur le formulaire qu’il ou elle a préalablement pris  contact conformément à la procédure établie par le règlement électoral de la CGEI avec les  permanent·es de la CGEI, ceux-ci et celles-ci s’engageant à respecter le secret des  candidatures. 

Si un·e candidat·e se vit d’un genre différent à son identité légale, il ou elle peut rencontrer  une personne formée à la question qui pourra être contactée à l’adresse suivante:  genderpolicy@uclouvain.be. Cette personne actera la catégorie électorale dans laquelle il ou  elle figurera selon son souhait. 

Art. 29

La Commission électorale s’assure du respect des règles relatives à la présentation des  candidatures et à la formation des listes énoncées aux articles 27 et 28 et du respect des  conditions d’éligibilité des candidat·es, relatives aux différents scrutins. 

La Commission électorale vérifie également l’admissibilité des noms de listes et des  surnoms de candidat·es au regard des lois, des règlements de l’UCLouvain ainsi que de la  Charte électorale annexée au présent règlement et des principes du fair play électoral. 

La Commission électorale publie, dans les quarante-huit heures qui suivent la clôture des  candidatures, une liste provisoire des candidatures. 

Art. 30

Toute contestation relative à la présentation des candidatures et à la formation des listes ou  aux conditions d’éligibilité des candidat·es peut être portée à la connaissance de la  Commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant  du domaine uclouvain.be à la Présidence de la Commission électorale (plaintes 

elections@aglouvain.be). 

Les contestations ne sont prises en considération que si elles sont formulées dans les  quarante-huit heures qui suivent la publication de la liste provisoire des candidatures. Elles  indiquent clairement la liste ou le/la candidat·e concerné·e ainsi que les règles relatives à la  présentation des candidatures et à la formation des listes ou aux conditions d’éligibilité des  candidat·es dont la méconnaissance est alléguée. 

La Commission électorale invite la liste ou le/la candidat·e concerné·e par la contestation à  faire part de ses éventuelles observations, dans un délai de quarante-huit heures, par un  courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be à la  présidence de la Commission électorale (plaintes-elections@aglouvain.be).

La Commission électorale indique ensuite à la liste ou au/à la candidat·e concerné·e par la  contestation les éventuelles rectifications nécessaires. A défaut pour la liste ou le/la candidat·e  concerné·e par la contestation d’opérer les rectifications indiquées, la Commission peut mettre  en œuvre les sanctions suivantes : 

l’éviction du/de la ou des candidat·es concerné·es ; 

l’éviction de la liste concernée. 

La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur de la contestation et  à la liste ou au/à la candidat·e concerné·e. 

Au plus tard le septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, la Commission  électorale établit définitivement les listes qui seront soumises aux électeurs·trices.

8. DE LA CAMPAGNE ÉLECTORALE

Art. 31

Les candidat·es aux élections étudiantes s’engagent à respecter les lois, les règlements de  l’UCLouvain ainsi que la Charte électorale annexée au présent règlement et les principes du  fair play électoral. 

Art. 32

Dans le cadre des élections générales étudiantes, la commission électorale autorise l’AGL à  mettre à disposition de chaque liste un crédit pour financer les dépenses de sa campagne.  Ce crédit est déterminé chaque année par la Commission électorale avant l’ouverture de la  campagne électorale. 

L’AGL communique chaque année, avant la campagne électorale, les modalités et bonnes  pratiques d’utilisation du budget alloué aux listes et candidat·es indépendant·es. 

Art. 33

Toute contestation relative à la campagne électorale peut être portée à la connaissance de la  Commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant  du domaine uclouvain.be à la présidence de la Commission électorale (plaintes elections@aglouvain.be). 

Les contestations ne sont prises en considération que si elles sont formulées avant l’ouverture  du scrutin. Elles indiquent clairement la liste ou le/la candidat·e concerné·e par la contestation  et les règles relatives au déroulement de la campagne dont la méconnaissance est alléguée. 

La Commission électorale invite la liste ou le/la candidat·e concerné·e par la contestation à  faire part de ses éventuelles observations, dans un délai de quarante-huit heures, par un  courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be à la  présidence de la Commission électorale (plaintes-elections@aglouvain.be), avant 23h55.  

La Présidence et la Vice-Présidence de la Commission peuvent entendre les différentes  parties et tentent de concilier les étudiant·es et d’atteindre avec eux, elles, un règlement  amiable du différend. Lorsqu’un tel règlement amiable est atteint, il en est dressé un procès verbal adressé par courriel à l’auteur·trice de la contestation et à la liste ou au/à la candidat·e  concerné·e. 

La Présidence et la Vice-Présidence de la Commission peuvent, s’ils, elles, l’estiment  opportun, renvoyer les étudiant·es vers le médiateur ou la médiatrice électoral·e. Lorsqu’un  règlement amiable est atteint, il en est dressé un procès-verbal adressé par courriel à  l’auteur·trice de la contestation et à la liste ou au/à la candidat·e concerné·e. 

A défaut de règlement amiable, la Présidence et la Vice-Présidence de la Commission  informent la Commission électorale de la contestation. La Commission peut décider d’entendre  l’auteur·trice de la contestation et la liste ou le/la candidat·e concerné·e par la contestation.  Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

un travail d’utilité collective ; 

le retrait partiel ou total du financement visé à l’article 32 ; 

l’éviction du/de la ou des candidat·es concerné·es ; 

l’éviction de la liste. 

La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur de la contestation et  à la liste ou au/à la candidat·e concerné·e.

La Commission électorale statue sur les contestations qui lui sont soumises au plus tard à la  fin de la période « creuse ». 

En tout état de cause, la Commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, poursuites disciplinaires éventuelles.

9. DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

Art. 34

L’élection se déroule au scrutin secret, par un vote électronique. 

Art. 35

Dès l’ouverture de l’élection, toute propagande électorale est interdite. Une dérogation peut être accordée, en fonction des spécificités de chaque site, sur approbation de la commission électorale. 

Art. 36

Les étudiant·es peuvent voter à partir de n’importe quel ordinateur ayant accès à Internet,  avec un navigateur récent. L’élection se déroule sur un site Internet possédant une URL  simple. 

L’étudiant·e électeur·trice coche, sur les bulletins de vote qui lui sont présentés en fonction de  sa faculté, la ou les case(s) correspondant à son ou ses choix et il ou elle valide son vote. 

Un courrier électronique est envoyé à l’étudiant·e électeur·trice en guise de confirmation.  Dans ce courrier, un message relatif aux suspicions de fraude est délivré et une adresse  électronique de contact est proposée en cas de doute de la part de l’étudiant·e. 

Une adresse courriel de contact permet d’assurer un support technique pour les étudiant·es  éprouvant des difficultés à voter électroniquement. 

Art. 37

Lors de ce vote électronique, il est présenté à chaque électeur·trice un ou plusieurs bulletins  de vote, concernant respectivement l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils  de faculté et l’élection du Conseil AGL. Pour les électeurs·trices des conseils étudiants de site  concernés, il est en outre présenté un bulletin supplémentaire qui concerne l’élection du  Conseil étudiant de site. Ces bulletins prennent la forme de pages web distinctes qui se  succèdent ou sous la forme d’une même page avec une séparation distincte

Chaque bulletin reprend le nom et le prénom, ainsi que le surnom éventuellement renseigné,  de chacun·e des candidat·es au scrutin. 

Pour l’élection du Conseil AGL, les candidat·es sont présenté·es par liste dans l’ordre indiqué  par la liste à laquelle ils ou elles appartiennent, selon le principe de parité et le mécanisme  énoncés dans l’article 27. Les numéros indiquant cet ordre sont repris sur le bulletin de vote.  À côté de leur nom figurent le sigle de la faculté dans laquelle ils ou elles sont régulièrement  inscrit·es à titre principal ainsi que leur éventuelle candidature à un mandat de la CGEI. Les  bulletins sont différenciés par faculté par la mise en évidence (caractères gras)  des candidat·es appartenant à la faculté dans laquelle les bulletins sont présentés.  L’électeur·trice peut voter pour un·e ou plusieurs candidat·es d’une même liste ou pour la liste  elle-même. Chaque vote en faveur d’un ou de plusieurs candidat·es d’une même liste donne  automatiquement une voix à cette liste.

Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et pour l’élection des  membres des Conseils de site, les candidat·es sont présenté·es par ordre alphabétique, et cet  ordre est signalé. À côté de leur nom figurent leur année d’étude et la mention d’une  éventuelle liste. L’électeur·trice peut voter pour un·e ou plusieurs candidat·es,  indépendamment de la liste à laquelle ils ou elles appartiennent. 

L’interface du système de vote empêchera la création de bulletins de vote invalides et, en  particulier, le panachage entre plusieurs listes qui n’est pas autorisé pour l’élection du Conseil  AGL. Une case de vote blanc est disponible sur chaque bulletin. 

Le vote blanc est un vote valable, mais non exprimé. 

Art. 38

Un·e étudiant·e insatisfait·e de son vote par Internet (soit qu’il ou elle rencontre un problème  technique, soit qu’il ou elle s’est trompé·e, soit qu’il ou elle suspecte une usurpation d’identité)  peut revoter autant de fois qu’il ou elle le souhaite, le nouveau bulletin remplaçant le précédent,  ce dernier étant annulé. Seul le dernier bulletin soumis par un·e électeur·trice compte.  Cette possibilité est offerte durant toute la période de vote. 

Un·e étudiant·e insatisfait·e de son vote électronique peut par ailleurs demander l’annulation  de son vote, après la fin officielle du vote et ce, jusqu’au début du dépouillement. 

Art. 39

Un ou plusieurs point(s) de vote électronique sont organisés sur chaque site durant la période  des élections. Ces points de vote sont ouverts de 10h à 17h sans interruption. 

Art. 40

Il y a au moins un point de vote électronique par site durant la période des élections. Chaque  bureau de vote électronique est placé sous la responsabilité d’un·e président·e de bureau  désigné·e par la Commission électorale. Pour chaque point de vote, la Commission désigne  par ailleurs des personnes chargées de tenir le bureau et de représenter le ou la président·e  du bureau de vote électronique en son absence. Sur chaque point de vote se trouve au moins  un exemplaire du présent règlement électoral. Les responsables des bureaux de vote  s’assurent que le vote puisse s’effectuer de façon confidentielle. 

Art. 41

Les points de vote électronique seront tenus par au moins deux candidat·es ou étudiant·es  de facultés différentes. Deux candidat·es d’une même faculté ne peuvent donc pas tenir  seul·es un bureau de vote. 

Art. 42

Chaque liste et tout·e candidat·e individuel·le peut transmettre son programme au Président  ou à la Présidente de la Commission électorale en au moins autant d’exemplaires qu’il y a de  points de vote électronique. Ces programmes seront consultables sur les points de vote. Dans  chaque point de vote électronique, chaque liste ou candidat·e individuel·le peut se faire  représenter par un·e témoin, qui s’abstient d’influencer le vote des électeur·trices.

Art. 43

Sauf dérogation accordée par la Commission électorale, chaque candidat·e prenant part au scrutin s’engage inconditionnellement par la remise de sa candidature à participer durant au minimum deux heures à la campagne neutre des élections en placardant des affiches ou en effectuant des descentes d’auditoires. 

Sauf dérogation accordée par la Commission électorale, chaque candidat·e s’engage également à tenir un bureau de vote durant au minimum deux heures sur la durée d’ouverture  des points de vote électronique. 

Art. 44

Toute contestation relative aux opérations électorales peut être portée à la connaissance de  la Commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse  relevant du domaine uclouvain.be à la présidence de la Commission électorale (plaintes elections@aglouvain.be).  

Les contestations ne sont prises en considération que si elles sont formulées au plus tard une  heure après la fermeture du scrutin. Elles indiquent clairement la liste ou le/la candidat·e  concerné·e par la contestation et les règles relatives aux opérations électorales dont la  méconnaissance est alléguée. 

La Commission électorale invite la liste ou le/la candidat·e concerné·es par la contestation à  faire part de ses éventuelles observations, dans un délai de douze heures, par un courrier  électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be à la  présidence de la Commission électorale (plaintes-elections@aglouvain.be). 

La Présidence et la Vice-Présidence de la Commission informent la Commission électorale de  la contestation. La Commission peut décider d’entendre l’auteur·trice de la contestation et la  liste ou le/la candidat·e concerné·es par la contestation. Elle peut mettre en œuvre les  sanctions suivantes : 

un travail d’utilité collective ; 

le retrait partiel ou total du financement visé à l’article 32 ; 

l’éviction du/de la ou des candidat·es concerné·es ; 

l’éviction de la liste. 

La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·trice de la contestation  et à la liste ou aux candidat·es concerné·es. 

La Commission électorale statue sur les contestations qui lui sont soumises au plus tard à la  fin de la période « creuse ». 

En tout état de cause, la Commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, menant à des poursuites disciplinaires  éventuelles.

10. DU DÉPOUILLEMENT ET DE L’ATTRIBUTION DES SIÈGES

Art. 45

Les expert·es de l’entreprise chargée du vote électronique procèdent au dépouillement des  bulletins électroniques sous la supervision du Président ou de la Présidente de la Commission  électorale et en présence de l’auditeur·trice. 

La première étape consiste à invalider les votes électroniques de personnes l’ayant demandé  durant la période « creuse ». Une fois cette étape effectuée, les bulletins seront dépouillés.

Art. 46

La confidentialité du vote électronique repose sur la confiance répartie entre un certain  nombre de personnes que l’on désignera par l’appellation « porteurs·teuses de clé ». 

Ces derniers·ères sont désigné·es par la Commission électorale parmi des personnes non  candidates aux élections. Les porteur·euses de clé sont dépositaires de clés dont l’utilisation  conjointe permet d’obtenir le résultat de l’élection. Les porteur·euses de clé sont désigné·es  par la Commission électorale, en temps voulu.

Art. 47

Pour être valable, le scrutin doit avoir recueilli la participation d’au moins vingt pour cent  (20 %) des étudiant·es visé·es à l’article 1. 

Si un taux de participation inférieur à vingt pourcent est enregistré, la Commission électorale  procède à l’organisation d’un second tour conformément au décret du 21 septembre 2012.

Art. 48

Pour l’élection du Conseil AGL, la répartition des sièges entre les listes est proportionnelle au  nombre de voix recueillies et se fait de la manière suivante : 

On somme les voix exprimées par liste pour obtenir les totaux X liste ; 

On divise les totaux X liste par la suite de diviseurs {1,8 ; 3 ; 5 ; 7 ; 9 ; 11…} ; On classe l’ensemble des quotients obtenus par ordre décroissant et on attribue les N sièges  à pourvoir aux N plus grands quotients. En cas d’égalité stricte entre différents quotients,  ceux-ci sont ordonnés en favorisant ceux relatifs aux listes ayant jusqu’alors le moins de  sièges déjà attribués. 

Pour l’application du processus d’attribution des sièges, les candidat·es qui ne sont pas  membres d’une liste sont considéré·es comme formant chacun·e une liste. 

Celui·celle qui n’a pas de voix, n’est ni élu·e, ni suppléant·e. 

Art. 48bis

Au sein du collège facultaire, sont élu·es les candidat·es ayant recueilli le plus de voix dans  leur faculté en tenant compte de la répartition des sièges, au prorata du nombre de voix  obtenues par chaque liste au sein de cette faculté. 

Au sein de ce collège, lorsqu’un ou plusieurs sièges sont attribués à une liste mais que cette  liste ne dispose pas d’un·e candidat·e pour ces sièges, la méthode des quotients visée par le  premier alinéa sera appliquée aux listes disposant de candidat·es au sein de la faculté  concernée en vue d’attribuer le(s) siège(s) vacant(s). En cas d’absence ou d’insuffisance de  candidat·e au sein de la faculté concernée, les sièges laissés vacants seront attribués via une  procédure de cooptation, selon les modalités que le Conseil AGL détermine. 

Art. 48ter

Au sein du collège universitaire, sont élu·es les candidat·es ayant recueilli le plus de voix une 

fois retiré·es les candidat·es élu·es au sein du collège facultaire et compte tenu de la  répartition des sièges au prorata du nombre total de voix obtenues par chaque liste sur  l’ensemble de l’université. 

Au sein de ce collège, lorsqu’un ou plusieurs sièges sont attribués à une liste mais que cette  liste ne dispose pas de candidat·es pour ces sièges, la méthode des quotients visée par le  premier alinéa sera appliquée aux listes disposant encore de candidat·es en vue d’attribuer  les sièges vacants. En cas d’absence ou d’insuffisance de candidat·es, les sièges laissés  vacants seront attribués via une procédure de cooptation, selon les modalités que le Conseil  AGL détermine. 

Art. 48quater

Après l’attribution au sein du collège universitaire, la Commission électorale vérifie que le  nombre de sièges attribués à des étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI, au  sein du Conseil AGL, est bien égal (ou supérieur) à celui qui leur est garanti selon l’article 13. 

Si ce n’est pas le cas, un siège CGEI facultatif du conseil universitaire est attribué via les  quotients déterminés selon le premier alinéa est accordé, au sein de la même liste, à  l’étudiant·e candidat·e à un mandat de la CGEI non élu·e qui a recueilli le plus de voix. Si la  liste ne comprend plus d’étudiant·e candidat·e à un mandat de la CGEI non élu·e, la méthode  des quotients sera appliquée aux listes disposant de candidat·es CGEI non élu·es en vue  d’attribuer le(s) siège(s) vacant(s). 

Cette procédure est répétée, pour le deuxième siège facultatif, et ainsi de suite, jusqu’à  l’attribution à des étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI du nombre de sièges qui  leur est garanti au sein du Conseil AGL. 

Au terme du processus, la Commission électorale peut constater l’impossibilité d’atteindre le  nombre de sièges garantis aux étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI au sein du  Conseil AGL, sans que ce constat n’invalide le scrutin. 

Art. 48quinquies

Les listes de suppléances sont établies comme suit : Au sein du collège facultaire, les  suppléant·es au sein d’une liste sont les candidat·es facultaires de cette liste qui sont non  élu·es ou qui sont élu·es au sein du collège universitaire. Au sein du collège universitaire, les  suppléant·es au sein d’une liste sont les candidat·es non élu·es de cette liste. Les listes de  suppléances sont triées par ordre décroissant de voix de préférence au sein de la faculté et  au sein de l’université respectivement.

En conséquence des règles ci-dessus, lorsqu’un·e suppléant·e est appelé·e au sein du collège  facultaire et si ce suppléant·e est déjà élu·e au sein du collège universitaire, son siège devient  vacant au sein du collège universitaire et on choisit le/la suppléant·e du·de la suppléant·e au  sein de la liste de suppléance du collège universitaire. 

Art. 48sexies

Pour toutes les procédures d’attribution susmentionnées, en cas d’égalité du nombre de voix  recueillies par plusieurs candidat·es, le ou la plus jeune est élu·e. 

Art. 49

Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et pour l’élection des  membres des Conseils de site, les sièges sont attribués aux candidat·es ayant recueilli le plus  grand nombre de voix personnelles. 

En cas d’égalité du nombre de voix recueillies par plusieurs candidat·es à un même mandat,  le ou la plus jeune est élu·e. 

Si un·e Conseiller·ère démissionne de son mandat, son siège va au ou à la premier·ère  étudiant·e non-élu·e au sein de la représentation des étudiant.e.s ou du Conseil concerné. 

Au sein de la délégation étudiante aux Conseils de faculté et au sein du Conseil de site, si le  nombre de candidat·es est inférieur au nombre de sièges prévus, les candidat·es élu·es  proposent la cooptation de nouveaux·elles représentant·es. Les membres élu·es directement  doivent constituer au moins un tiers de la représentation étudiante concernée. 

Les propositions de cooptation au sein des Conseils de faculté sont approuvées par le Conseil  AGL, selon les modalités qu’il détermine. Les cooptations effectuées au sein des Conseils  de Site sont transmises pour information au Conseil AGL. 

Celui·celle qui n’a pas de voix, n’est ni élu·e, ni suppléant·e. 

Art. 50

Les représentant·es étudiant·es au Conseil AGL sont élu·es pour un mandat d’un an. Celui ci prend effet à la première réunion du Conseil AGL suivant la clôture des élections par  la Commission électorale ou au plus tard, le 1er mai suivant leur élection. Le nouveau Conseil AGL ainsi constitué désigne les étudiant·es qui siégeront au Conseil d’Administration, au  Conseil Académique, au Conseil des Affaires Sociales et Étudiantes et au Conseil de  l’Enseignement et de la Formation pour un mandat d’un an prenant cours le 1er juillet suivant  leur élection. 

Les représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté sont élu·es pour un mandat d’un an.  Leur mandat prend cours entre la clôture des élections et le premier Conseil de faculté, à  une date fixée par un règlement du Conseil de faculté, ou par défaut de précision, le 1er  juillet suivant la clôture des élections au plus tard. 

Les représentant·es étudiant·es aux Conseils étudiants de site sont élu·es pour un mandat d’un  an prenant cours le 1er mai suivant leur élection. 

Art. 51

Pour chaque scrutin, sont consignés au procès-verbal le nombre de votant·es, le nombre de  bulletins annulés lors de la période « creuse », le nombre de bulletins blancs, le nombre de  voix pour chaque liste et le nombre de voix pour chaque candidat·e au sein de chaque liste et  les observations particulières relatives au scrutin et au dépouillement.

Art. 52

Le dépouillement est public.

Art. 53

La Commission électorale se réunit pour valider les élections et leurs résultats dans le respect  du décret du 21 septembre 2012. Si elle l’estime nécessaire, elle peut faire procéder à une  nouvelle élection pour tous les scrutins ou pour une partie d’entre eux.

11. DE LA PUBLICATION DES RESULTATS

Art. 54

La Commission électorale porte les résultats des élections à la connaissance des étudiant·es  et du personnel de l’université par tous moyens adéquats (courriers électroniques, site web…). 

Son Président ou sa Présidente envoie notamment, par le biais du Vice-rectorat aux Affaires  étudiantes, un courrier aux secrétariats facultaires, aux Présidents ou Présidentes de  Conseils de faculté, à la Présidence sortante du Conseil AGL, au Coordinateur ou à la  Coordinatrice de la CGEI, aux Doyens ou Doyennes et le cas échéant aux responsables des  Conseils de site. 

Les résultats mentionnent les informations suivantes pour chaque scrutin : le taux de  participation, le nombre de votant·es, le nombre de bulletins annulés lors de la période «  creuse », le nombre de bulletins blancs, le nombre de voix pour chaque liste, le nombre de  voix par candidat·e, les candidat·es élu·es. 

Art. 55

La Commission électorale peut être informée, durant une période de cinq jours suivant la  publication des résultats, d’une irrégularité affectant le dépouillement et l’attribution des  sièges. 

L’irrégularité est portée à la connaissance de la Commission électorale, par un courrier  électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be à la  présidence de la Commission électorale (plaintes-elections@aglouvain.be). Ce courrier  électronique indique clairement l’irrégularité alléguée et les règles dont la méconnaissance est  invoquée. 

La Présidence informe la Commission électorale. Dans le cas où une liste ou un·e candidat·e  est mis en cause, cette liste ou ce candidat·e est invité·e à faire part de ses éventuelles  observations, dans un délai de vingt-quatre heures, par un courrier électronique adressé au  départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be à la présidence de la Commission  électorale (plaintes-elections@aglouvain.be). La Commission peut décider d’entendre toute  personne dont l’audition lui paraît opportune. Elle peut mettre en œuvre les sanctions  suivantes : 

la tenue d’un nouveau scrutin, pour l’élection du Conseil AGL, pour l’élection des  représentant·es étudiant·es d’un un ou plusieurs conseils de faculté ou pour  l’élection des représentant∙es étudiant·es d’un ou plusieurs conseils de site, selon la  portée de l’irrégularité constatée ; 

le remboursement partiel ou total du financement visé à l’article 32 ;

la déchéance du/de la ou des candidat·es concerné·es ; 

la déchéance de l’ensemble des candidat·es d’une liste électorale ;

l’inéligibilité d’un·e candidat·e pour les prochaines élections. 

Les décisions de la commission électorale sont communiquées au plus tard vingt jours après  la publication des résultats des élections. A l’issue de ces vingt jours, les résultats des élections  sont définitivement validés. La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à  l’auteur de la contestation et à la liste ou au/à la candidat·e concerné·e. 

En tout état de cause, la Commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, poursuites disciplinaires éventuelles.

12. DE LA MODIFICATION DU RÈGLEMENT ÉLECTORAL

Art. 56

La modification du présent règlement relève de la compétence du Conseil des Affaires Sociales et Étudiantes. Cette compétence est suspendue entre le premier CASE de chaque  année civile et la validation définitive, par la Commission électorale, des résultats des  élections générales étudiantes. 

Art. 57

Dans le cas où une fusion entre l’Université catholique de Louvain et une autre institution  académique était décidée, la commission électorale se tient à la disposition des autorités  compétentes afin d’organiser, avec les différent·es acteur·trices concerné·es,  l’articulation ou le rapprochement des procédures relatives à l’organisation des élections  étudiantes. 

Art. 58

La commission électorale peut formuler des recommandations pour l’organisation des  élections étudiantes de l’année suivante. Son mandat prend fin le 30 juin.

AVENANTS

Préambule

L’arrivée et la circulation de la COVID19 en Belgique, dès le début de l’année 2020, ont obligé  les différentes universités du pays à adapter leur fonctionnement. Les autorités de l’UCLouvain  procèdent à un monitoring constant de la situation sanitaire et revoient régulièrement les mesures  adoptées en fonction du risque de propagation du virus. 

Cette situation instable rejaillit nécessairement sur la tenue des élections générales étudiantes.  Les règles contenues dans cet avenant visent à prévenir d’éventuelles contraventions au  règlement électoral, pour le cas où l’accès aux divers sites de l’Université serait interdit ou  fortement déconseillé. 

Art. 1 Campagne électorale

La campagne électorale se déroule dans le respect des mesures adoptées par les  gouvernements et les autorités de l’UCLouvain afin d’éviter la propagation du virus. 

Dans le cas d’une impossibilité pour les candidat·es d’accéder aux bâtiments et/ou aux sites de  l’Université, celles-ci et ceux-ci s’orientent vers des techniques ou moyens de mener campagne  qui ne le requièrent pas. 

Art. 2 Opérations électorales

S’il apparaît qu’au moment de l’ouverture du dépôt des candidatures (art. 5 du Règlement  électoral) les conditions sanitaires ne permettent pas que les élections se tiennent, en présentiel,  sur les différents sites de l’Université, de manière à protéger la santé et la sécurité des différentes  parties impliquées, la Commission électorale décide que le scrutin sera intégralement organisé  en distanciel. 

Dans ce cas, l’application des articles 39 à 42 du règlement électoral, en ce qu’ils touchent aux  obligations relatives au fonctionnement et à la tenue des bureaux de vote, est suspendue.  

La Commission électorale veille par les moyens appropriés à ce que les électeur·trices aient  accès à une version électronique du règlement électoral, à partir du site sur lequel est organisé  le vote. Un accès au programme des listes et candidat·es indépendant·es qui le souhaitent est  aussi rendu possible, à condition qu’il soit transmis au Président ou à la Présidente de la  Commission électorale dans un délai de 7 jours avant le vote.

Art. 3 Dépouillement

Dans l’hypothèse où elle ne pourrait pas avoir lieu en présentiel, la publicité du dépouillement  prévue à l’article 52 du règlement est assurée par voie électronique.

Art. 4 Médiateur·trice

La permanence hebdomadaire du médiateur ou de la médiatrice prévue à l’article 24 du  règlement électoral aura lieu par voie électronique et sera complétée par un mécanisme de prise  de rendez-vous ou de permanences électroniques. 

Art. 5 Obligations de présence

La permanence hebdomadaire du médiateur ou de la médiatrice prévue à l’article 24 du  règlement électoral aura lieu par voie électronique et sera complétée par un mécanisme de prise  de rendez-vous ou de permanences électroniques. 

 

Art. 6 Conditions et durée de validité, et entrée en vigueur du présent avenant

L’adoption du présent avenant relève de la compétence du Conseil des Affaires Sociales et  Etudiantes, suivant la procédure décrite à l’article 56 du règlement électoral. 

Il entrera en vigueur au même moment que le règlement électoral 2022. 

Il cessera d’être applicable à la fin de l’année académique 2021-2022.