EXAMENS

1. Convocation à des fins d’audition et décisions

1. 1. Le·a président·e du jury convoque l’étudiant·e aux fins d’audition et entend ses moyens d’explication et de défense quant à l’irrégularité ou au plagiat qui lui est reproché. 

A l’issue de l’audition, il est dressé, en deux exemplaires, un procès-verbal d’audition à signer par le·a président·e et l’étudiant·e. L’un des deux exemplaires est remis à l’étudiant·e ; l’autre est conservé par la faculté. 

Il est important de notifier son refus de signer le procès-verbal si les informations qu’il contient sont incorrectes ou incomplètes !

2. Le·a président·e réunit ensuite le jury pour faire état des faits et des moyens ou expose les faits et moyens devant le jury réuni normalement aux fins de délibération. Si l’étudiant·e en fait la demande au·à la président·e du jury, il·elle est entendu·e par ledit jury réuni. L’étudiant·e est convoqué·e au plus tard le jour précédant celui de la délibération, par courrier électronique émanant du·de la président·e du jury ou par téléphone avec confirmation par courrier électronique émanant de ce·tte dernier·ère. 

Si l’étudiant·e est auditionné·e par le jury, à l’issue de l’audition, il est dressé, en deux exemplaires, un procès-verbal d’audition à signer par le·a président·e et l’étudiant·e. L’un des deux exemplaires est remis à l’étudiant·e ; l’autre est conservé par la faculté. 

Le jury décide s’il y a eu irrégularité ou plagiat. 

3. Le·a président·e du jury notifie à l’étudiant·e concerné·e les décisions prises à son encontre, ainsi que les motivations qui ont conduit à leur adoption. 

Si le jury décide qu’il n’y a eu ni irrégularité, ni plagiat, il invite l’enseignant·e à attribuer une note à l’étudiant·e pour l’examen concerné.

Si le jury décide qu’il y a eu irrégularité ou plagiat, les conséquentes sont les suivantes.

2. Sanctions

1) L’évaluation concernée par la fraude

Si le jury décide qu’il y a eu irrégularité ou plagiat, le jury modifie la note « T » en zéro (0/20), même si les faits ne concernaient pas la totalité de l’évaluation de l’unité d’enseignement. 

2) Sanctions académiques

En fonction de la gravité des faits, le jury peut prononcer une ou plusieurs des sanctions académiques suivantes : 

• l’interdiction de poursuivre la session d’examens en cours ; 
• la réduction à zéro (0/20) des notes relatives aux examens présentés au cours de la session concernée, ou de l’une ou plusieurs d’entre elles ; 
• l’interdiction de s’inscrire à l’un ou l’autre examen déterminé lors des autres sessions ou de l’une des autres sessions d’examens de la même année académique.

3) Sanctions disciplinaires

Pour les sanctions disciplinaires, c’est le·la vice-recteur ou vice-rectrice qui prend la décision, sur proposition du jury. 

Les sanctions consistent en :

• le renvoi temporaire  de l’étudiant·e de l’Université. 
• le renvoi définitif de l’étudiant·e de l’Université. 

Cette sanction disciplinaire est prononcée dans le respect des dispositions et procédures contenues dans le règlement disciplinaire constituant l’annexe n° 2 du RGEE.

En cas de renvoi définitif, cela a pour conséquences:

• La perte immédiate de la qualité  d’étudiant·e  régulièrement inscrit·e
• La perte immédiate de tous les droits liés à cette qualité et les effets de droit liés à la réussite d’épreuves durant l’année académique concernée.
• L’absence de remboursement des droits d’inscription, qui sont définitivement acquis à l’Université
• Le nom de l’étudiant·e concerné·e est transmis au·à la délégué·e du Gouvernement qui, après vérification du respect de la procédure et de la réalité de la fraude, transmet le nom de l’étudiant·e concerné·e à l’ARES pour inscription dans sa base de données.  L’étudiant·e concerné·e est informé de cette inscription dans cette base de données.   
• Le refus automatique d’inscription pour une durée de trois années académiques dans tout établissement d’enseignement supérieur de la Communauté française. Le délai de trois ans prend cours le premier jour de l’année académique durant laquelle la fraude est sanctionnée.

3. Le recours auprès du Vice-Recteur aux Affaires Étudiantes

La décision du jury peut faire l’objet d’un recours auprès du·de la vice-recteur·rice aux affaires étudiantes. 

Règlement général des études et des examens

Article 158. – « L’étudiant ou l’étudiante peut introduire un recours contre la décision du président ou de la présidente du jury dont question à l’article 157, auprès du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires étudiantes

A peine d’irrecevabilité, le recours est adressé au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires étudiantes dans les cinq jours qui suivent la notification de la décision du président ou de la présidente du jury à l’étudiant ou à l’étudiante, par lettre recommandée ou déposé contre accusé de réception, au plus tard à 16h00 le jour de l’expiration du délai précité, au secrétariat du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires étudiantes

Ce recours contient l’exposé précis des moyens qui le fondent, et comporte une copie de la décision querellée.

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires étudiantes informe le président ou la présidente du jury concerné de l’introduction du recours, et peut l’entendre ou l’interroger par écrit aux fins de plus ample information. Elle ou Il peut, selon les mêmes formes, entendre l’étudiant ou l’étudiante, le cas échéant en présence du président ou de la présidente du jury. Elle ou il peut par ailleurs se voir délivrer par le président ou la présidente du jury copie des explications orales ou écrites que ce dernier ou cette dernière a collectées dans le cadre de la procédure de recours introduite conformément à l’article 157.

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires étudiantes notifie à l’étudiant ou à l’étudiante, par voie électronique ou par courrier ordinaire, la décision qu’il ou elle a prise à l’endroit du recours dans le mois qui suit la réception dudit recours. »

1) Procédure

ATTENTION ! Bien que le règlement général des études et des examens ne l’indique pas, il faut pré-enregistrer sa demande de recours en ligne : Formulaire de recours.

Ensuite, il faut soumettre ton dossier papier, soit par lettre recommandé, soit en le déposant en main propre au secrétariat du vice-recteur ou de la vice-rectrice, contre accusé de réception. Dans ce cas, il faut y être au plus tard à 16h00, le dernier jour du délai !

Il faut être attentif·ve à soumettre un dossier soigné et complet ! En principe, une fois envoyé et après réception de l’accusé de réception, aucun document ne peut être ajouté au dossier (sauf à la demande du VRAE). 

Si des documents demandés ne sont pas disponibles au moment du dépôt, pour des raisons de forces majeures (c’est-à-dire, en principe, imprévisibles et indépendantes de ta volonté) alors il est possible de les déposer par après, si et seulement si l’absence de ces documents et la justification ont été signalées par écrit dans la lettre de motivation au moment du dépôt.

Pour information, aucun document joint au dossier et transmis au Cabinet du Vice-recteur aux affaires étudiantes ne peut être réclamé après l’analyse de la demande.

2) Délai

Dans les 5 jours suivant la notification de la décision du·de la président·e du jury.

Attention, le week-end et les jours fériés sont compris dans le délai. Mais si le dernier jour tombe un week-end ou un jour férié, alors c’est reporté au prochain jour de semaine qui n’est pas férié.

La décision du VRAE doit te parvenir dans le mois qui suit le dépôt.

3) Constitution du dossier

Pour constituer votre dossier, vous devrez fournir :

• Une lettre de motivation.
• Le courrier (ou email) du·de la président·e du jury.
• Les éléments contestés et les documents les attestant.

Adresses utiles :

Recours auprès du Vice-recteur aux affaires étudiantes

Procédure d’introduction des recours/demandes | UCLouvain

Calendrier et délais

Constitution du dossier

Formulaire de recour