CONDITIONS GÉNÉRALES DE LOCATION DES SALLES AGL
En application à partir du 01/02/2024
Article 1. Objet
a) Salle Hannah Arendt
La salle Hannah Arendt est une salle appartenant à l’UCLouvain et dont la location est gérée par l’AGL. Elle est située au 35 Porte Lemaitre (entrée possible via le 67 Rue des Wallons), 1348 Louvain-la-Neuve, et est d’une superficie de 97 mètres carrés. Les contrats de location conclus entre l’AGL et un·e locataire sont, stricto sensu, des contrats de sous-location. Par mesure de facilité, ces contrats sont désignés comme contrat de location.
b) Salle Rosa Luxembourg
La salle Rosa Luxembourg est une salle appartenant à l’UCLouvain et dont la location est gérée par l’AGL. La salle est située au 35 Porte Lemaitre, 1348 Louvain-la-Neuve, et est d’une superficie de 183 mètres carrés. Les contrats de location conclus entre l’AGL et un·e locataire sont, stricto sensu, des contrats de sous-location. Par mesure de facilité, ces contrats sont désignés comme contrat de location.
c) Salle Joanne Simpson
La salle Joanne Simpson est une salle appartenant à l’UCLouvain et dont la location est gérée par l’AGL. La salle est située au 1b Place des Sciences, 1348 Louvain-la-Neuve, et est d’une superficie de 245 mètres carrés. Les contrats de location conclus entre l’AGL et un·e locataire sont, stricto sensu, des contrats de sous-location. Par mesure de facilité, ces contrats sont désignés comme contrat de location.
Article 2. Champs d’application
Les présentes conditions régissent les relations entre le·la locataire de la salle et la bailleresse, à savoir l’AGL (et ci-après dénommée comme telle). Toute location d'une salle AGL implique l'adhésion sans réserve aux présentes conditions générales de location, complétées ou aménagées par nos conditions particulières (à savoir les contrats de location).
Article 3. Destination des lieux
Les salles AGL sont des salles destinées aux activités culturelles et d’animation alternative à la guindaille pour l’ensemble des étudiant·e·s. Elles sont réservées aux usages suivants:
● activités telles que représentations théâtrales, cafés philosophiques, spectacles culturels et musicaux, expositions, expressions artistiques diverses, réunions, soirées-débats, expositions, projection de films, soirée conte, ... ;
● soupers de cours et banquets sans soirée dansante ;
●organisation d’événements culturels pouvant rencontrer les préoccupations de la communauté étudiante dans son ensemble à l’exception de toute manifestation bruyante (soirées dansantes) ;
De manière non exhaustive, il n’est pas possible de louer ces salles pour des anniversaires, des soirées dansantes, des guindailles, des activités liées à des baptêmes estudiantins ou “corona” , des soupers d’ancien·ne·s, etc. Dans tous les cas, il sera demandé au·à la futur·e locataire de décrire l’utilisation qu’il·elle compte faire de la salle. La décision de louer une salle AGL, au regard du type d’activité souhaitée, est laissée à la seule discrétion de l’AGL. Si l’activité organisée n’est pas conforme à ce qui avait été annoncé lors de la réservation, l’AGL se réserve le droit d’annuler la réservation, de faire évacuer la salle avant l’heure prévue de fermeture et/ou de facturer une amende.
De manière générale, le niveau sonore dans les salles ne doit pas excéder les 90 décibels.
Article 4. Type de location possible
Une salle AGL peut être loué de manière récurrente, lorsque la salle est louée, par la même organisation, six fois ou plus par quadrimestre et 12 fois ou plus par année académique.
Une salle AGL peut être loué de manière ponctuelle, c’est-à-dire pour une fois, à une date précise, pour une activité déterminée.
Les locations sont possibles du dimanche soir au jeudi soir, inclus. Les locations le week-end, c’est-à-dire du vendredi au dimanche en journée, sont soumises à l’obtention d’une dérogation, octroyée par le vice-rectorat aux affaires étudiantes, au moins 15 jours avant la date de l'événement. La procédure est détaillée sur le site internet. Une demande de location pour le vendredi entraîne, en principe, automatiquement la location de la salle pour tout le week-end. Dans tous les cas, les salles AGL ne peuvent être louées que durant l’année académique et ne peuvent donc être louées pendant les vacances d’été (juillet-août).
Une année académique, au sens des présentes conditions, commence en septembre et se termine en juin. Elle est composée de deux quadrimestres.
Article 4bis. Options de location
Dans la salle Joanne Simpson il est possible de louer, de manière optionnelle, la cuisine et/ou un système son. Ces options doivent être demandées et impliquent des suppléments. Les tarifs sont ceux en vigueur au moment de la location, tels que mentionnés sur le contrat de location ainsi que sur le site internet.
En cas de location de la cuisine, le·la locataire reconnaît que cet espace est une zone alimentaire, et s’engage ainsi à respecter les règles d'hygiène de l’AFSCA.
En cas de location du système son, le·la locataire prend connaissance du mode d’emploi de l’appareil. Il ou elle veille à l’utiliser correctement et avec le plus grand soin. L’activité est organisée de manière à protéger un maximum le système son, afin de réduire le risque d’accident. Tout dysfonctionnement du système survenu lors de l’utilisation doit être notifié au·à la responsable “salles” de l’AGL effectuant l’état des lieux de sortie. Tout dysfonctionnement ou dégât occasionné au matériel sera sanctionné.
Dans la salle Rosa Luxembourg il est possible de louer, de manière optionnelle, un système de vidéo-projection. Cette option doit être demandée et implique des suppléments. Les tarifs sont ceux en vigueur au moment de la location, tels que mentionnés sur le contrat de location ainsi que sur le site internet.
Article 5. Horaire de location permis
Toute activité doit se terminer à 1h du matin au plus tard. Au-delà de cette heure, une occupation calme et paisible des organisateur·rice·s souhaitant ranger la salle est tolérée. Les salles AGL n’étant pas des salles de guindaille, aucune demande de dérogation auprès de la police n’est envisageable. Le·la locataire veille à assurer une dispersion du public dans le calme.
Article 6. Durée, signature et validité du contrat
Le contrat est conclu pour une durée déterminée, prévue par les conditions particulières. En tout hypothèse, le contrat prend cours à la signature en bonne et due forme du contrat et expire soit au jour de la dernière location prévue lors d’une location régulière, soit à la signature de l’état des lieux de sortie en cas de location ponctuelle, et dans tous les cas à la fin de l’année académique en cours. Le contrat doit être signé au plus tard 48h avant la (première) location et en tout cas durant une permanence “salles” prévue à cet effet, sous réserve d’une amende de 30€, ou d’une annulation pure et simple de la réservation, à la discrétion de l’AGL.
Le contrat de location ne sera considéré comme effectif que :
1. si il est signé à la fois par le·la locataire et par un·e représentant·e de l’AGL,
2. si les preuves de paiement nécessaires et l'éventuelle preuve de l’octroi d’une dérogation sont annexées.
Tout contrat ne comprenant qu’une signature et/ou pas de preuves de paiement sera considéré comme nul et non avenu.
Article 7. Paiement du loyer
Le prix de la location dépend du type de location (récurrente ou ponctuelle, étudiante ou non, pendant la semaine, ou éventuellement, le week-end). Une location le vendredi entraîne automatiquement l’application du tarif week-end. Les prix sont ceux en vigueur au moment de la location, tels que mentionnés sur le contrat de location ainsi que sur le site internet. Le·la locataire est tenu·e de payer la caution et le loyer et toute amende éventuelle de la salle sur le compte BE30 3630 0670 9511 au plus tard pour la signature du contrat.
Article 8. Caution
a) Salles Hannah Arendt et Rosa Luxembourg
Afin d’assurer la bonne et entière exécution de ses obligations, le·la locataire accepte de verser une caution de 75 euros lors de la signature du contrat. Cette caution sert à couvrir les amendes, la facturation des dégâts ainsi que toute autre dette que le·la locataire contracterait à l’égard de la bailleresse.
Si la caution suffit à couvrir l’ensemble des dettes du·de la locataire, le solde lui est restitué dans les deux semaines (15 jours) suivant la fin de la réservation. Ces délais sont à titre informatif et il ne pourra être tenu rigueur à l’AGL d’un délai de remboursement exceptionnellement plus long.
Dans le cas contraire, le·la locataire s’engage à régler le montant des factures non couvertes par la caution, sur le compte BE30 3630 0670 9511 dans les plus brefs délais.
b) Salle Joanne Simpson
Afin d’assurer la bonne et entière exécution de ses obligations, le·la locataire accepte de verser une caution euros lors de la signature du contrat. La caution de la salle s’élève à 350€. En cas d’initiative étudiante dépendant de l’Organe, de la GCL ou de la fédération des régionales, il est possible de bénéficier d’une caution réduite, moyennant la réception de la preuve du cachet de ces organismes, se portant garant de la caution. Cette preuve doit être annexée au présent contrat, pour le jour de la signature. Moyennant cette condition, la caution s’élève à 75€.
Si la caution suffit à couvrir l’ensemble des dettes du·de la locataire, le solde lui est restitué dans les deux semaines (15 jours) suivant la fin de la réservation. Ces délais sont à titre informatif et il ne pourra être tenu rigueur à l’AGL d’un délai de remboursement exceptionnellement plus long.
Dans le cas contraire, le·la locataire s’engage à régler le montant des factures non couvertes par la caution, sur le compte BE30 3630 0670 9511 dans les plus brefs délais.
Article 9. États des lieux
Un état des lieux d’entrée et de sortie est réalisé, respectivement, au début et à la fin de chaque location (entendu comme la première et la dernière location, pour les contrats réguliers). Il sera réalisé contradictoirement, en présence du·de la locataire et du ou de la responsable “salles”
AGL. En cas de retard conséquent du·de la locataire lors d’un de ces états des lieux, une amende forfaitaire de 30€ sera susceptible d’être retenue sur la caution, et ce, pour chaque état des lieux concerné.
En cas de dégâts constatés lors de l’état des lieux de sortie ou de non-respect d’une des conditions générales attestée pendant ou après la location, une amende peut être infligée au·à la locataire. Le montant de cette amende est laissée à la discrétion de l’AGL, qui se base sur la grille des dommages annexées aux présentes conditions générales. Cette amende est à payer sur le compte BE30 3630 0670 9511 dans les plus brefs délais.
Article 10. Clés
a) Locations ponctuelles
La remise des clés se fait lors de l’état des lieux d’entrée. Le·la locataire qui se présente à l’état des lieux d’entrée pour récupérer les clés affirme ainsi avoir respecté la procédure et être en possession d’un contrat de location dûment complété et signé par les deux parties. Les clés sont rendues par le·la locataire lors de l’état des lieux de sortie.
b) Locations récurrentes
La remise des clés se fait le jour de chaque location. Le·la locataire se rend dans les bureaux de l’AGL pour la remise des clés, au moment convenu avec l’AGL. Le·la locataire restitue les clés, à un·e des représentant·es de l’AGL, en main propre, si possible dès la fin de la location, et au plus tard le lendemain de chaque location, à midi. Au cas par cas, dans les limites de clés disponibles et à la discrétion de l’AGL, un double des
clés peut être confié au·à la locataire récurrent·e pour la durée de la location récurrente. Dans une telle hypothèse, le contrat de location précise la remise d’un double des clés et une caution de 25€ par clé sera demandée au·à la locataire.
c) Disposition commune
La perte ou non-restitution entraîne la facturation d’une amende de 250€ par clé manquante, ce qui correspond aux prix d’un nouveau barillet et de nouvelles clés. Ce montant est à payer sur le compte BE30 3630 0670 9511 dans les plus brefs délais.
Article 11. Dégâts
Le·la locataire est responsable de tous les dégâts causés durant la période de sa location, sur foi de l’état des lieux d’entrée, sur les biens mobiliers ou immobiliers. Sur base des états des lieux d’entrée et de sortie, il sera dressé une facture pour les dégâts éventuels occasionnés au matériel et au bien mis en sous-location lorsque la bailleresse aura à sa disposition les éléments lui permettant d’établir ladite facture. Par sa signature de l’état des lieux de sortie,
le·la locataire accepte la facture telle qu’elle sera établie, et renonce à toute forme de contestation eu égard à cette facture.
Article 12. Occupation de la salle
La salle ne peut être occupée qu'à la fin de l’activité, telle que mentionnée dans le contrat de location. L’occupation de la salle est paisible et respectueuse du lieu, du mobilier s’y trouvant et du voisinage.
Les activités suivantes sont interdites dans la salle :
- fumer ;
- loger ;
- amener des animaux, à l'exception des animaux de service ;
- apporter des pompes volantes ;
- utiliser des clous, des punaises ou du papier collant brun sur les murs, plafonds et le matériel ;
- faire un feu, dans la salle ou ses espaces extérieurs ;
- utiliser des gobelets jetables.
Le·la locataire s’engage à n’utiliser que des gobelets réutilisables (ou de la verrerie).
Article 13. Rangement
Le mobilier de la salle, les accessoires et les produits possèdent tous une place précise. Le·la locataire s’engage à ne pas les déplacer, dans la mesure du possible et à les remettre à leur place, le cas échéant. Si un objet ne se trouve pas à sa place lors de l’état des lieux de sortie, l’AGL ou ses représentant·es se réserve le droit de retenir sur la caution un montant proportionnel à la quantité d’objets à déplacer.
Article 14. Nettoyage
Le·la locataire s’engage à respecter le lieu ainsi que le matériel qui s’y trouve. Le·la locataire sera particulièrement attentif·ve à ne pas laisser de traces de buddies et de papier collant sur les murs, les vitres et les tables, et à ne pas détériorer la peinture. Le·la locataire est responsable du nettoyage des locaux cités, en ce compris les sanitaires et les abords extérieurs. Ce nettoyage doit être effectué avant l’état des lieux de sortie lors duquel le sol devra être sec.
Les poubelles devront être sorties et déposées dans l’édicule poubelle. Les sanitaires sont, en tout temps, propres, utilisables et accessibles.
Les abords des surfaces sont nettoyés pour 04h00 du matin conformément au plan du quadrillage (affiché dans la salle d'animation).
Pour la salle Rosa Luxembourg il s’agit de la cage d’escalier du rez-de-chaussée au niveau 1.
Si, lors de l'état des lieux de sortie, le nettoyage n'est pas suffisant aux yeux l’AGL ou ses représentant·es, il est possible d'obtenir un délai supplémentaire courant jusqu'à au plus tard l'état des lieux d'entrée de la prochaine réservation. Si, suite à ce délai, l'état de propreté de la salle est jugé satisfaisant, alors il est possible de réduire l'amende liée au nettoyage de 50%.
Article 15. Amendes
En cas de non-respect des différentes règles présentes dans ce document, l'AGL ou ses représentant·es se réserve le droit d'infliger des amendes au collectif concerné. Il s'agit d'une mesure dissuasive et non d'un moyen de se substituer aux différentes règles émises.
Tant que toutes les amendes d'un collectif ne sont pas acquittées, le dit collectif se verra systématiquement refuser ses prochaines demandes de réservation et ses locations déjà approuvées seront suspendues.
Les différents cas d'amendes ainsi que leur montant se trouvent dans l'annexe prévue à cet effet.
Article 16. Sécurité
Les parties communes, notamment les halls d’entrée, les escaliers, les paliers et dégagements, etc., devront être maintenus libres en tout temps. Les sorties de secours devront toujours être dégagées. Le·la locataire ne pourra sous aucun prétexte accéder aux toitures. Les balcons, terrasses et
espaces verts devront être maintenus dégagés en tout temps. Il est interdit d’y faire du feu. Il est strictement défendu d’entreposer et d’utiliser dans l’immeuble des appareils quelconques alimentés au gaz ou à l'alcool, de même que des bonbonnes, ou de modifier de quelque façon que ce soit les installations ou appareillages mis à votre disposition par le Service logistique et logement étudiant.
Article 17. TVA
La bailleresse étant non-assujettie à la TVA, le·la locataire ne peut déduire la TVA des factures établies par la bailleresse.
Article 18. SABAM et droit d'auteur
Dans le cas d'un évènement avec entrée gratuite, l'évènement du·de la locataire est couvert concernant les obligations envers la SABAM et la rémunération équitable au niveau de la diffusion du son. Le contrat prend en compte les évènements de type soirée dansante avec ou sans vente de boissons.
Dans le cas d'un évènement avec entrée payante et que celui-ci utilise des œuvres soumises aux droits d’auteur·trices (musique, théâtre, littérature, chorégraphie, photos, peintures, etc.), le·la locataire s’engage à s’acquitter de ses obligations envers la SABAM. C'est-à-dire que l’organisateur·rice s’engage à déclarer son événement au moins dix jours avant celui-ci et à payer la rémunération due. L’AGL ne pourra en aucun cas être tenue responsable devant la SABAM en cas d’utilisation abusive d’œuvres soumises au droit d’auteur·trice.
Article 19. Cession ou sous-location
Toute cession ou sous-sous-location (stricto sensu) est formellement interdite. Le·la locataire ne peut agir en prête-nom.
Article 20. Annulation
Toute annulation, par l’une ou l’autre partie, est communiquée et justifiée, le plus rapidement possible, à l’autre partie. En cas d’annulation, par le·la locataire, dans les 48 heures, aucun remboursement ne sera effectué. En cas d’annulation par l’AGL, le prix de location est remboursé au·à la locataire.
En cas d’annulation de plusieurs locations récurrentes, l’AGL se réserve le droit de transformer la location récurrente en location ponctuelle, si les critères ne sont plus remplis, et ainsi d’adapter les tarifs demandés.
Article 21. Assurances
Le·la locataire déclare expressément abandonner, pendant toute la durée de la convention, hormis les cas de faute intentionnelle, tout recours contre l’UCLouvain, son personnel et ses étudiant·e·s, ainsi que l’AGL, son personnel et ses étudiant·e·s, du chef des articles 1386 et 1721 du Code Civil ainsi que du chef d’inconvénients et/ou dommages matériels et/ou immatériels survenus en cours d’occupation y compris les détériorations et/ou interruptions accidentelles pouvant survenir aux installations d’eau, d’électricité, de chauffages, sonneries ou toutes autres installations au service du bâtiment. Le·la locataire qui n’est pas un organisme étudiant lié à l’UCLouvain doit être couvert, au moins pendant la durée du contrat, par une assurance Responsabilité civile exploitation ; toute personne locataire doit être couverte par une assurance Responsabilité civile privée. Par la signature du contrat de location, le·la locataire affirme être en possession d’une telle assurance.
Article 22. Respect des conditions générales et des consignes de sécurité
Le non-respect des conditions générales ou des consignes de sécurité sera considéré comme une faute grave pouvant entraîner la facturation d’amendes. Le montant de ces dernières sera à la seule discrétion de l’AGL. L’AGL se réserve également le droit d’appliquer d’autres sanctions, telles que l’interdiction de louer à nouveau une des salles gérées par l’AGL, ou d’informer l’UCLouvain du non-respect.
Article 23. Données à caractère personnel
L’AGL s’engage à respecter la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel. Les données collectées aux fins du contrat de location sont traitées uniquement pour l’exécution du contrat et conformément à la Politique de confidentialité de l’AGL. Les données ne seront pas conservées au-delà de la fin du contrat. Le·la locataire donne son consentement, libre et éclairé, par la signature du contrat au traitement des données à caractère personnel, telles que susmentionnées.
Article 24. Litige
En cas de contestation concernant l’application d’un point du présent règlement, le·la locataire s’adresse à la personne représentant l’AGL, en charge des salles. Si aucun accord n’est trouvé, le·la locataire peut s’adresser au ou à la permanent·e responsable des salles qui organisera, le cas échéant, une médiation entre les acteurs·rices concerné·es. Pour tout ce qui n’est pas expressément réglé par les présentes conditions, les parties s’en remettent à la loi et aux usages des lieux. Le droit applicable est le droit belge. Après avoir épuisé les voies de la conciliation, les parties soumettront tout litige relatif à la location de salle aux tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon.
Annexe. Grilles des amendes
Cette grille est à titre indicatif. Elle est susceptible d’adaptation et de modification. Lorsqu’une situation concrète n’est pas rencontrée par cette grille, le montant du dommage sera évalué par l’AGL, de manière objective, à sa seule appréciation. En toute hypothèse, l’AGL se réserve le droit de déterminer librement le montant total et final des amendes, en fonction de la situation d’espèce.
Non-respect des conditions | Amendes |
Petites infractions | 30€ |
Moyennes infractions | Perte de la caution entière (75€ ou 350€) et avertissement |
| Non respect d’une clause essentielle | Perte de la caution entière (75€ ou 350€) et interdiction de louer la salle |
Retard ou non respect des horaires d’EDL prévus | 30€ |
Non présentation aux permanences 48h avant l’événement | 30€ |
Non-respect des limites sonores (Salle Rosa Luxembourg seulement) | |
Dépassement au-dessus de 90dB | 0,5€/min |
Dépassement au-dessus de 100db | 2,5€/min (en plus des 0,5€) |
Dommage | Tarifs |
Nettoyage des surfaces | |
Sanitaire | 40€ par toilette |
Salle Joanne Simpson | 300€ |
Salle Rosa Luxembourg | 150€ |
Salle Hannah Arendt | 120€ |
Cuisine Joanne Simpson | 200€ |
| Cuisine Rosa Luxembourg | 100€ |
| Extérieur Joanne Simpson | 100€ |
| Vitres | 10€ par vitre |
| Nettoyage mobilier | |
| Tables | 10€ par table |
| Bancs brasseur | 10€ par banc |
| Frigos (si applicable) | 50€ par frigo |
| Fours (si applicable) | 50€ |
| Micro-ondes (si applicable) | 30€ par micro-onde |
| Lave-vaisselle (si applicable) | 50€ |
| Dégâts mobilier | |
| Tables | 80€ par table cassée, et la moitié en cas de dégradation moindre |
| Bancs brasseur | 75€ par banc et la moitié en cas de dégradation moindre |
| Frigos (si applicable) | A évaluer avec LOGE (pas applicable en cas d’usure normale) |
| Fours (si applicable) | A évaluer avec LOGE (pas applicable en cas d’usure normale) |
| Micro-ondes (si applicable) | A évaluer avec LOGE (pas applicable en cas d’usure normale) |
| Lave-vaisselle (si applicable) | A évaluer avec LOGE (pas applicable en cas d’usure normale) |
| Bouchons d’évier (si applicable) | A évaluer avec LOGE (pas applicable en cas d’usure normale) |
| Projecteur | Dégât partiel : à évaluer par l’AGL Dégât total : 200€ |
| Ecran amovible pour projecteur | Dégât partiel : à évaluer par l’AGL Dégât total : 200€ |
| Peintures et traces extraordinaires (y compris papier collant) | 10€ par zone dégradée |
| Serrurerie | |
| Prix par clé | 250€ |
| Serrure | A évaluer avec LOGE |
| Dégâts nécessitant réparation extérieure | A évaluer avec LOGE |
| Extincteurs | |
| Remplacement 6kg | 185€ |
| Recharge 6kg | 60€ |
| Electricité | |
| Remplacement prises ou interrupteurs complets | 25€ - 50€ |
| Interrupteur ou prise descellé | 5€ |
| Dégradation néons/lampes | A évaluer avec LOGE en fonction de la dégradation occasionnée |
| Intervention sanitaire | |
| Débouchage | A évaluer avec LOGE |
| Dégâts matériels | A évaluer avec LOGE en fonction de la dégradation occasionnée |
| Matériel de sonorisation | |
| Dégât total | A évaluer avec LOGE |
| Dégradation | A évaluer avec LOGE en fonction de la dégradation occasionnée |