Politique de confidentialité

Mise à jour le 10 mars 2020.

Préambule

L’Assemblée Générale des Étudiant·e·s de Louvain-la-Neuve (AGL) met un point d’honneur à traiter vos données personnelles avec le plus grand respect et la plus grande confidentialité.

La présente politique vous informe de la manière dont l’AGL traite vos données à caractère personnel. Celles sont seront traitées conformément à la législation applicable en la matière et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la libre circulation des personnes et de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

Dans ce document, sont mentionnés ledit Site (aglouvain.be) et l’Utilisateur faisant référence à tout utilisateur, soit toute personne physique ou morale, qui visite ou interagit d’une quelconque manière avec le Site. À ce titre, l’AGL détermine tous les moyens et finalités techniques, juridiques et organisationnelles du traitement des données personnelles des Utilisateurs. L’AGL s’engage à cet effet à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir un traitement des données personnelles conforme à la loi du 30 juillet 2018, relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel (ci-après, « la Loi ») et au Règlement européen du 26 avril 2016 relatif à la protection des données et des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement »).

1. Traitement des données personnelles

L’utilisation du Site par les Utilisateurs pourra entraîner la communication de données personnelles. Le traitement de ces données par l’AGL, en sa qualité de Responsable du traitement, ou par les prestataires agissant au nom et pour le compte de l’AGL, sera conforme à la Loi et au Règlement.

Les données à caractère personnel seront traitées par l’AGL, conformément aux finalités citées plus bas, via

• Les formulaires de demande de location de salles (Ratatouille, Post et Foyer).
• Les formulaires de demande de subside (ANIP, FIPE, SSC et structurels).
• Les formulaires électoraux (dépôts de liste et candidatures aux élections étudiantes).
• Le formulaire de la page de contact.
• Les échanges par mail entre les adresses citées sur le Site.

2. Finalité du traitement des données personnelles

Conformément à l’article 13 du Règlement, les finalités du traitement des données personnelles sont communiquées à l’Utilisateur et sont les suivantes :

• Informer et assurer la défense des droits des étudiant·e·s en les informant via des échanges des courriers électroniques.
• Assurer la collecte des candidatures aux élections étudiantes et du dépôt des listes électorales.
• Assurer un suivi optimal concernant la location de nos salles.
• Connaître l’utilisation qui est faite du site par les internautes afin d’optimiser le site pour une navigation toujours plus fluide et sécurisée.

3. Données personnelles susceptibles d'être traitées

L’Utilisateur consent, lors de la visite et lors de l’utilisation du Site, que l’AGL recueille et traite, selon les modalités et principes décrits dans la présente Politique de confidentialité, les données à caractère personnel suivantes :

• Nom
• Prénom
• Surnom
• Numéro de téléphone
• Adresse mail
• Adresse postale et de kot
• Études suivies
• Faculté et sigle d’étude
• Adresse IP
• Dispositif utilisé (interface, navigateur,etc.)

4. Consentement

En accédant au Site et en l’utilisant, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance et marqué son accord de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au traitement des données à caractère personnel la concernant. Cet accord porte sur le contenu de la présente Politique de confidentialité.

Le consentement est donné par l’acte positif par lequel l’Utilisateur a coché la case proposant la Politique de confidentialité. Ce consentement est une condition indispensable pour effectuer certaines opérations sur le Site ou pour permettre à l’Utilisateur d’entrer en relation contractuelle avec l’AGL. Tout contrat liant l’AGL et un Utilisateur portant sur les services et biens proposés sur le Site est subordonné à l’acceptation de la Politique de confidentialité par l’Utilisateur.

L’Utilisateur consent à ce que le Responsable du Traitement traite et recueille, conformément aux modalités et principes compris dans la présente Politique de confidentialité, ses données à caractère personnel qu’il communique sur le Site ou à l’occasion des services proposés par l’AGL, pour les finalités indiquées plus haut.

L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné.

5. Durée de conservation des données personnelles

Conformément à l’article 13§2 du Règlement et la Loi, le Responsable du Traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire pour permettre l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Cette durée est, dans tous les cas, inférieure à 12 mois.

6. Destinataires de données et divulgation à des tiers

Les données personnelles peuvent être transmises aux préposé·e·s, collaborateur·rice·s ou membres du personnel académique de l’UCLouvain qui offrent des garanties de sécurité des données adéquates, et qui collaborent avec l’AGL dans le cadre de location de salles, la demande d’informations et l’inscription aux élections étudiantes.

Dans tous les cas, les destinataires des données et ceux à qui ces données ont été divulguées respectent le contenu de la présente Politique de confidentialité. L’AGL assure qu’ils traiteront ces données aux seules finalités prévues, de façon discrète et sécurisée.

Dans l’hypothèse où les données seraient divulguées à des tiers à des fins de marketing ou de prospection, l’Utilisateur en sera préalablement informé pour qu’il exprime son consentement à l’utilisation de ces données personnelles.

7. Droits des utilisateurs

À tout moment, l’Utilisateur peut exercer ses droits en envoyant un message par courrier électronique à l’adresse suivante : agl@aglouvain.be, ou une lettre par voie postale adressée, en joignant une copie de sa carte d’identité à l’adresse suivante : 67, rue des wallons – 1348 Louvain-la-Neuve (Belgique).

a. Droit d’accès

Conformément à l’article 15 du Règlement, l’AGL garantit le droit d’accès à l’Utilisateur à ses données personnelles. L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

• Les finalités du traitement.
• Les catégories de de données personnelles à caractère personnel concernées.
• Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées.
• Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée.
• L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4 du Règlement, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Lorsque l’Utilisateur introduit cette demande par voie électronique (par le biais de l’adresse électronique par exemple), les informations sont fournies sous forme électronique d’usage courant, à moins que l’Utilisateur ne demande qu’il en soit autrement.

b. Droit de rectification

L’AGL garantit le droit de rectification et d’effacement des données personnelles à l’Utilisateur.

Conformément à l’article 16 du Règlement, les données incorrectes, inexactes ou non-pertinentes peuvent être corrigées ou effacée à tout moment. L’Utilisateur procède d’abord lui-même aux modifications nécessaires depuis son compte utilisateur/autre, sauf si celles-ci ne peuvent être effectuées de manière autonome, dans quel cas la demande peut être faite auprès de l’AGL.

Conformément à l’article 19 du Règlement, le Responsable du Traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification des données à caractère personnel, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés Le responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

c. Droit à l’effacement

L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’effacement de ses données personnelles dans les meilleurs délais dans les hypothèses énumérées à l’article 17 du Règlement.

Lorsque le Responsable du Traitement a rendu publiques les données personnelles et qu’il est tenu de les effacer en vertu du paragraphe précédent, le Responsable du traitement, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, prend des mesures raisonnables, y compris d’ordre technique, pour informer les autres responsables du traitement qui traitent ces données à caractère personnel que la personne concernée a demandé l’effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

Les deux paragraphes précédents ne s’appliquent pas dans la mesure où ce traitement est nécessaire

• À l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information.
• Pour respecter une obligation légale, qui requiert le traitement, prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’Etat membre auquel le responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
• À la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Conformément à l’article 19 du Règlement, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractères personnel ont été communiquée tout effacement de données à caractère personnel ou tout limitation du traitement effectuée, à moins qu’une une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

d. Droit de limitation du traitement

L’Utilisateur a le droit d’obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles dans les hypothèses énumérées à l’article 19 du Règlement.

Conformément à l’article 19 du Règlement, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute limitation du traitement effectuée, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires ci celle-ci en fait la demande.

e. Droit de portabilité des données

Conformément à l’article 20 du Règlement, les Utilisateurs ont le droit de recevoir de l’AGL les données à caractère personnel les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Les Utilisateurs ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que l’AGL y fasse obstacle dans les cas prévus par le Règlement.

L’exercice du droit de portabilité des données s’entend sans préjudice du droit à l’effacement/ Ce droit ne s’applique pas au traitement nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Le droit de portabilité des données ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

f. Droit d’opposition et prise de décision individuelle automatisée

L’Utilisateur dispose à tout moment du droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles en raison de sa situation particulière, y compris l’automatisation des données effectuées par l’AGL. Conformément à l’article 21 du Règlement, l’AGL ne traitera plus les données à caractère personnel, à moins qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de l’Utilisateur, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, l’Utilisateur a le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel la concernant à de telles fin de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Lorsque la personne concernée s’oppose au traitement à des fins de prospection, les données à caractère personnel ne sont plus traitées à ces fins.

g. Droit de plainte

L’Utilisateur dispose du droit d’introduire une plainte concernant le traitement de ses données personnelles par l’AGL auprès de l’Autorité de Protection des Données, compétente pour le territoire belge. De plus amples informations peuvent être trouvées sur le site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

L’introduction d’une plainte se fait aux adresses suivantes :

            Autorité de Protection des Données
            Rue de la Presse, 30 – 1000 Bruxelles
            Tél. : +32 2 274 48 00
            Fax. : +32 2 274 48 35
            E-mail : contact@apd-gba.be

L’Utilisateur peut également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de son domicile.

8. Limitation de responsabilité du responsable du traitement des données

Le site internet peut contenir des liens vers d’autres sites internet détenus par des tiers non liés à l’AGL. Le contenu de ces sites et le respect de ceux-ci au regard de la Loi et du Règlement ne relèvent pas de la responsabilité de l’AGL.

Le titulaire de l’autorité parentale doit donner son consentement exprès pour que le mineur de moins de 16 ans puisse divulguer des informations ou données personnelles sur le site internet. L’AGL conseille vivement aux personnes exerçant l’autorité parentale sur des mineurs de promouvoir une utilisation responsable et sécurisée d’internet. Le Responsable de traitement ne peut être tenu responsable pour avoir collecté et traité des informations et données personnelles de mineures de moins de 16 ans dont le consentement n’est pas effectivement couvert par celui de leurs parents/tuteurs légaux ou pour des données incorrectes – notamment concernant l’âge – introduites par des mineurs. En aucun cas, des données personnelles ne seront traitées par le Responsable de traitement si l’Utilisateur précise qu’il est âgé de moins de 16 ans.

L’AGL n’est pas responsable de la perte, la corruption ou du vol de données personnelle causés notamment par la présence d’un virus ou suite à des actes de de piratage informatique.

9. Cookies

Le Site utilise des cookies pour distinguer les Utilisateurs du Site. Cela permet de fournir aux Utilisateurs une meilleure expérience de navigation et une amélioration du Site et de son contenu. Les objectifs et modalités des cookies sont contenus dans ce présent article.

1. Principes généraux

Un « Cookie » est un fichier déposé temporairement ou de façon permanente sur le disque dur de l’utilisateur lors de la consultation du Site internet, en vue d’une connexion ultérieure. Grâce aux cookies, le serveur reconnaît l’ordinateur de l’Utilisateur.

Les cookies peuvent aussi être installés par des tiers avec lesquels l’AGL collabore.

Certains des cookies de l’AGL sont nécessaires au bon fonctionnement du Site, d’autres permettent d’améliorer l’expérience de l’Utilisateur.

L’Utilisateur peut personnaliser ou désactiver les cookies en paramétrant son navigateur.

En utilisant le Site internet, l’Utilisateur marque expressément son accord avec la gestion des cookies telle que décrite dans le présent article.

Types de cookies et finalités poursuivies

Différents types de cookies sont utilisées par l’AGL sur le Site :

• Les cookies techniques : ils sont nécessaires à l’exploitation du Site internet, permettent la communication des données introduites et sont destinés à faciliter la navigation de l’Utilisateur.
• Les cookies de mesure statistiques et d’audience : ces cookies permettent la reconnaissance de l’Utilisateur et sont utilisés afin de comptabiliser le nombre d’Utilisateurs du Site internet sur une certaine période. Dès lors qu’ils indiquent aussi le comportement de navigation, ils sont un moyen efficace pour améliorer l’ergonomie et la qualité de la navigation de l’Utilisateur. Ils permettent aussi à l’AGL de repérer les bugs éventuels sur le Site internet et de les corriger.
• Les cookies fonctionnels : ces cookies facilitent l’utilisation du Site internet en retenant certains choix introduits (par exemple, le nom d’utilisateur ou la langue).

Délai de conservation des cookies

Les cookies sont conservés pour le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie. Les cookies susceptibles d’être stockés sur le disque dur de l’Utilisateur ainsi que leur délai de conservation sont de maximum 12 mois.

Gestion des cookies

Si l’utilisateur ne veut pas que le site internet place des cookies sur son disque dur, il lui est aisé de les gérer et les supprimer en modifiant les paramètres de son navigateur. La programmation du navigateur permet aussi à l’utilisateur de recevoir un avis ou une notification dès qu’un site internet utilise des cookies et ainsi d’accepter cela, ou de la refuser.

Si l’utilisateur désactive certains cookies, il accepte que le site internet puisse ne pas fonctionner de manière optimale. Certaines parties du site internet pourraient ainsi ne pas être utilisables, ou l’être partiellement.

Si l’utilisateur souhaite ainsi gérer et/ou supprimer certains cookies, il peut le faire en utilisant le/les lien(s) suivant(s) :

Pour les utilisateurs ayant comme navigateur :

• Microsoft Edge : https://support.microsoft.com/en-us/help/4468242/microsoft-edge-browsing-data-and-privacy
• Google Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr
• Mozilla Firefox : https://support.mozilla.org/en-US/kb/block-websites-storing-cookies-site-data-firefox
• Safari : https://support.apple.com/fr-be/guide/safari/sfri11471/mac
• Opera : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/

10. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Politique de confidentialité est exclusivement régie par le droit belge. Tout litige sera porté devant les tribunaux de l’arrondissement judicaire du Brabant Wallon (Canton judiciaire de Wavre zone 2).

11. Contact

Pour toute question ou réclamation relative à la présente Politique de confidentialité, l’Utilisateur peut contacter le Responsable de traitement via l’adresse suivante : webmaster@aglouvain.be.