Art. 1

In the context of the application of these regulations, the following terms mean:

1. General student elections: the simultaneous organization of the election of members of the AGL Council, the election of student representatives to Faculty Councils and the election of members of Site Councils.
2. Site Council: student council set up on each of the UCLouvain sites, with the exception of Louvain-la-Neuve, responsible for managing and dealing with the local affairs of the site to which it is attached.
3. Waiting period: period of suspension of the electoral procedure at the end of the ballot to allow the normal exercise of the contestation rights of the candidates provided for in these regulations.
4. List: structure made up of at least two candidates running together in the general student elections.
5. Student candidate: student who stands alone in student elections without committing to a list.
6. Electoral propaganda: any act, within the framework of the UCLouvain student elections, calling to vote instantly or in the future for a list or a candidate or ensuring the promotion of a list or a candidate in particular.
7. Electoral operation: any act by a candidate, in the context of UCLouvain student elections, which aims to have any effect whatsoever on these same elections and/or on a list and/or on a independent candidate.
8. List spokesperson: one or more candidates, within each of the lists running in the general student elections, who is responsible for being the contact and reference person between the electoral commission and its list.
9. ​Neutral campaign: electoral period running during the entire ballot and during which a series of electoral operations are prohibited in order to guarantee a certain neutrality in the call to vote and in the voting process. These regulations set the limits, conditions and modalities of the neutral campaign.
10. Auditeur·trice : membre de la Commission électorale chargé·e de vérifier le bon déroulement du scrutin des élections ainsi que son intégrité d’un point de vue purement informatique et technique.
    

Art. 2

Each academic year, students regularly registered on February 28 in the roll of the university, in a study program leading to the obtaining of a degree academic, designate, during the general student elections, the student representatives composing the AGL Council and, for the faculties and sites which so wish, the student representatives in the Faculty Council and in the Council of site.

Art. 3

On July 1 of each academic year, an electoral commission responsible for organizing general student elections is set up by the Vice-Rector for Student Affairs and the President of the AGL, after the previous has been dissolved on June 30 of each academic year.

Art. 4

Student general elections are held between March 15 and April 30. The AGL communicates the chosen date(s) to the Vice-Rector for Student Affairs by 1 February at the latest.

Art. 5

During a period which begins on February 28 and ends at the latest two weeks before the opening of the ballot, the electoral commission meets to fix in an irrevocable manner the number of seats put to the vote in each of the polls and to proceed to the call to the applications.

Art.6

The submission of candidatures begins one month before the opening of the ballot and it closes on the fourteenth calendar day preceding the opening of the ballot, at 4 p.m.

Art. 7

Les listes sont déposées par un·e ou deux porte-paroles Les noms de listes, ainsi que l’identité des porte-paroles de liste, sont communiqués à la commission électorale durant les 7 jours calendriers qui précèdent le début du dépôt des candidatures. Exceptionnellement et jusqu’à la clôture des candidatures, la commission peut accepter un changement de porte-parole(s). Exceptionnellement et jusqu’à la clôture des candidatures, la commission électorale se réserve le droit d’accepter la création tardive d’une liste. Au plus tard le septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, la commission électorale établit définitivement les listes qui seront soumises aux électeur·rices.

Art. 8

Un courrier est individuellement transmis par le Vice-Rectorat aux Affaires étudiantes à chaque électeur·rice au plus tard quatorze jours calendrier avant la clôture du dépôt des candidatures. Ce courrier, signé par le Président ou la Présidente de la commission électorale et la Vice-rectrice ou le Vice-recteur aux Affaires étudiantes, présente les élections générales étudiantes de façon neutre et ne vise individuellement aucun·e candidat·e ni aucune liste. Il invite les étudiant·es à participer au scrutin et les informe de la manière de déposer une candidature. Il encourage expressément les étudiantes et étudiants internationaux·ales à se présenter aux différents scrutins des élections générales étudiantes, cette catégorie d’étudiant·es étant susceptible d’être sous-représentée dans l’élection. Il renvoie vers une page web de l'AGL contenant toutes les informations utiles, ajoutées au fur et à mesure que celles-ci se présentent, notamment le règlement électoral, ainsi que la liste des personnes et des listes candidates.

Art. 9

The final validation of candidacies by the Electoral Commission takes place no later than the seventh calendar day preceding the opening of the ballot.

Art. 10

The electoral campaign begins on the day of the distribution of the final lists by the electoral commission and ends at the opening of the ballot.

Art. 11

Le scrutin est organisé durant quatre jours consécutifs, de 08h00, le 1er jour, à 23h55, le soir du dernier jour, sans interruption. Une période dite « d’attente » prend cours à la fin du scrutin pour une durée de quatre vingts heures. 

Elle est communiquée au vice-rectorat aux affaires étudiantes le 1 er février au plus tard. Elle apparaît dans le calendrier électoral publié sur la page web de l’AGL consacrée aux élections. 

Au terme de la période « d’attente » la commission électorale, avec l’aide des expert·es de l’entreprise chargée du vote électronique, procèdent au dépouillement des bulletins électroniques. La commission électorale se réunit ensuite pour valider les élections et communiquer leurs résultats. Elle les porte, sans délai, à la connaissance des étudiant·es et du personnel de l'université.

Art. 12

L’élection du Conseil AGL, organisée sur l'ensemble des sites de l’Université, est l’élection des représentant·es étudiant·es constituant le Conseil de l'Assemblée Générale des étudiant·e·s de Louvain, ici dénommée « l’AGL », laquelle constitue le conseil des étudiant·es visé aux articles 10 à 14 du décret du 21 septembre 20121 . Elle est organisée dans le cadre de deux collèges électoraux votant par le biais d’un même bulletin. Le collège facultaire est constitué de l'ensemble des étudiant·es ayant le droit de vote dans chacune des facultés ou dans chacun des organes similaires qui les remplaceraient (dénommés dans l’ensemble du document « Facultés »). Le collège universitaire est constitué de l'ensemble des étudiant·es de l'UCLouvain disposant du droit de vote.

Art. 13

Can be a candidate for the AGL Council any student regularly registered on February 28 in the roll of the university, in a study program leading to the obtaining of an academic degree. 

Art. 14

Le Conseil AGL est divisé en deux collèges : le collège facultaire et le collège universitaire. Au sein du collège facultaire, il y a autant de scrutins qu'il y a de facultés ; une faculté établie sur plus d'un site intervenant autant de fois qu'il y a de sites sur lesquels elle est établie. Chacun de ces scrutins désigne un·e conseiller·ère AGL par tranche entamée de mille étudiant·es inscrit·es à titre principal dans cette faculté. Au sein du collège universitaire, il y a un scrutin. L’on retrouve le même nombre de conseiller·ères AGL que de conseiller·ères issu·es du collège facultaire. Au sein du Conseil AGL, quatre sièges sont réservés à des étudiant·es inscrit·es sous une nationalité différente que la nationalité belge, également candidat·es à un mandat de la Coordination Générale des Étudiants Internationaux (ci-après CGEI). Les quatre candidat·es élu·es formeront l’équipe de coordination de la CGEI. Quoique le décret ne l’impose pas, le choix est donc fait à l’UCLouvain, d’une désignation des représentant·es étudiant·es au sein de la CGEI par voie d’une élection centralisée. 

Afin que les quatre sièges de l’équipe de coordination de la CGEI soient toujours garantis, le Conseil AGL comprend également quatre sièges supplémentaires mais facultatifs. Ces sièges sont dénommés ci-après « sièges CGEI facultatifs ». Ces sièges sont attribués, si besoin, lors du dépouillement, par une procédure définie à l’article 49quater du présent règlement. Au terme du dépouillement, les sièges CGEI facultatifs non attribués sont considérés comme inexistants. 

Accordingly, the AGL Council is composed as follows:

– X number of representatives from the faculty college,

- le même nombre X de représentant·es issu·es du collège universitaire, 

- entre 0,1,2,3 ou 4 représentant·es supplémentaires pour les sièges CGEI facultatifs. 

​For the purposes of these regulations, the nationality of the student is that under which he or she registered at the university.

Art. 15

Parallèlement à l’élection du Conseil AGL, et si la faculté ne souhaite pas l’organiser elle-même, la commission électorale organise l’élection des représentant·es étudiant·es aux conseils de faculté conformément aux articles 15 et 18 du décret du 21 septembre 20122 . Peut être candidat·e à l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté tout·e étudiant·e régulièrement inscrit·e, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique, dans la faculté dans laquelle il ou elle se présente, que cette faculté soit établie sur un seul ou sur plusieurs sites. Si un·e étudiant·e est régulièrement inscrit·e dans plusieurs facultés, il ou elle peut se porter candidat·e à l'élection du Conseil de chacune de ces facultés.

Art. 16

The decree of September 21, 2012 provides that student representatives are members with voting rights, at the rate of at least 20% of the Faculty Councils.

Art. 17

In parallel with the election of the AGL Council and the election of student representatives to the Faculty Councils, and if the site Student Council does not wish to organize it itself, the Electoral Commission organizes the election of the members of Student councils of sites if the latter express the explicit wish. If necessary, the Site Councils inform the Electoral Commission at the latest one month before the opening of the ballot.

Can be a candidate for the Student Council of the site any student regularly registered, on the day of the election, under a study program, in a faculty of the site, without obligation to stand for election on the AGL Council.

Art. 18

Le Conseil étudiant de chaque site comprend un nombre de mandats défini par le Conseil étudiant du site lui-même. Les étudiant·e·s remplissant ces mandats sont inscrit·es régulièrement au jour de l’élection au sein d’une faculté du site. Ce nombre sera communiqué par le Conseil étudiant du site au plus tard un mois avant l’ouverture du scrutin à la commission électorale. Sans communication de la part des conseils étudiants de site, ce nombre est reconduit chaque année. Chaque faculté dispose de la garantie d'avoir au moins un siège.

Art. 19

Chaque étudiant·e régulièrement inscrit·e au rôle de l'université, en date du 28 février de l’année académique concernée, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique, dispose du droit de vote aux élections générales étudiantes. Le vote est personnel et secret.

Art. 20

Pour l’élection du Conseil AGL, les étudiant·es inscrit·es simultanément dans plusieurs programmes disposent, d'un droit de vote unique qu'ils ou elles exercent dans la faculté oùils ou elles sont inscrit·es à titre principal, selon les informations transmises par le Service des inscriptions. Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté, ils ou elles disposent d'un droit de vote dans chacune des facultés où ils ou elles sont inscrit·es. Pour l’élection des membres des Conseils étudiants de site, ils ou elles disposent d’un droit de vote unique qu’ils ou qu’elles exercent sur le site accueillant la faculté où ils ou elles sont inscrit·es à titre principal.

Art. 21 

The Electoral Commission is made up of eight members, as follows: 

- quatre étudiant·es régulièrement inscrit·es au rôle de l'université, désigné·es par le Conseil de l’AGL, dont un·e au minimum a exercé un mandat de conseiller·ère AGL et un·e au minimum a exercé un mandat de conseiller·ère facultaire, au cours des deux années précédentes. Parmi ceux-ci et celles ci,un·e étudiant·e est un·e membre désigné·e par l’Union des Bureaux Etudiant·es et approuvé·e par le Conseil de l’AGL 

Ces étudiant·e·s ne peuvent plus être candidat·e·s à l’élection du Conseil AGL ni à l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté ni à l’élection d’un Conseil étudiant de Site 

– two members of university staff chosen by the Vice-Rector for Student Affairs from a list of six names proposed by the AGL Council;

– a representative of the Vice-Rector for Student Affairs ;

- une personne représentant l'Administration de la vie étudiante. Un·e suppléant·e est prévu·e pour et proposé·e par chacune des quatre catégories de membres précitées.

Art. 22 

In odd-numbered years, in September of the start of the academic year, the committee is chaired by the Vice-Rector's representative. In even-numbered years, it is chaired by one of the four students appointed by the AGL Council. This alternation is reversed for the Vice-Presidency.

Art. 23 

The Electoral Commission is convened by its Chairperson at least seven calendar days in advance, except in the case of a justified emergency. Decisions are taken by an absolute majority of the members present. A quorum of 5 members is required to reach a decision. The minutes of the meetings of the Electoral Commission are public.

In the event of a tie vote within the Electoral Commission, the student members have a casting vote, expressed by the Chair of the Electoral Commission if he or she is a student. Failing this, the Vice-Chair of the Electoral Committee will cast the casting vote.

Art. 24 

There is no right of appeal against the decisions of the Electoral Commission.

Art. 25 

La commission électorale désigne un conciliateur ou une conciliatrice électoral·e. Le conciliateur ou la conciliatrice électoral·e est choisi·e, au sein de la Communauté universitaire, pour ses qualités d’écoute, sa connaissance et/ou son expérience du processus démocratique et son autorité morale. 

Le conciliateur ou la conciliatrice électoral·e se tient à la disposition des étudiant·es durant une période qui débute à la date d’ouverture du dépôt des candidatures et se termine à la date de la communication des résultats des élections, afin de les épauler dans la gestion de tout problème qu’ils ou elles souhaiteraient porter à son attention. A cet effet, il ou elle fixe une permanence hebdomadaire dont l’horaire et le lieu sont communiqués dans le courrier visé à l’article 8.

Art. 26 

La commission électorale désigne un auditeur ou une auditrice dont la mission est de veiller à la bonne tenue des opérations électorales. L'auditeur·rice est libre de mener sa mission par tous les moyens qui lui semblent adéquats. Il ou elle peut notamment s'entourer de personnes compétentes pour l'aider dans sa mission.

Art. 27

Candidates may run on a list or independently.

Art. 28

A list may stand in the various student general election ballots.

In the event of two identical list names being sent to the Electoral Commission, the first is considered to be the only valid name.

Pour l’élection du Conseil AGL, chaque liste peut présenter un nombre de candidat·es double au nombre maximum de sièges à pourvoir. Les listes pour le Conseil AGL sont composées d'un minimum de quarante pour cent (40 %) d'hommes et quarante pour cent (40 %) de femmes. Les listes de 10 personnes ou moins sont composées d'un minimum de trente pour cent (30 %) d'hommes et trente pour cent (30%) de femmes. Les arrondis se font à l'unité inférieure. 

For at least 20% of the candidates (rounded down), distributed en bloc at the beginning or end of the list, a gender alternation mechanism (female-male or male-female), known as a "pull", is put in place, so that two people of the same gender cannot be placed successively on this part of the list.

En cas de non application du principe de tirette énoncé pour le reste de la liste, une liste peut utiliser un des deux autres mécanismes de parité, à savoir : 

– le tirage au sort de l’ordre des candidat·es de la liste. Ce tirage au sort est organisé après la clôture des candidatures et effectué en présence d’un·e membre de la Commission; 

– la mise en ordre alphabétique des candidat·es de la liste, 

Si une liste est composée uniquement de 3 candidat·es, le mécanisme de la tirette est appliquée sur les deux premier·ères candidat·es

Art. 29

Le dépôt d'une candidature se fait au moyen d'un formulaire électronique, validé par la commission électorale, qui reprend pour chaque candidat·e, outre les informations personnelles utiles : 

- the decent and well-known nickname under which he or she intends to present himself or herself;

- where applicable, the student's social first name, used instead of the civil first name on the lists ;

- le scrutin sur lequel il ou elle se présente ; - la liste dont il ou elle fait éventuellement partie ; 

- proof of enrolment, e.g. a photocopy, scan or photo of your enrolment certificate or student card, etc.

Si le ou la candidat·e fait partie d’une liste, il lui sera demandé de confirmer sur le formulaire qu’il ou elle a obtenu préalablement l’accord de la liste, communiqué par le, la ou les porte-parole.s de liste. De même, si le ou la candidat·e souhaite se présenter comme candidat·e à la CGEI, il lui sera demandé de confirmer sur le formulaire qu’il ou elle a préalablement pris contact conformément à la procédure établie par le règlement électoral de la CGEI avec les permanent·es de la CGEI, ceux-ci et celles-ci s'engageant à respecter le secret des candidatures. Si un·e candidat·e se vit d'un genre différent à son identité légale, il ou elle peut rencontrer une personne formée à la question qui pourra être contactée à l’adresse suivante : genderpolicy@uclouvain.be. Cette personne actera la catégorie électorale dans laquelle il ou elle figurera selon son souhait.

Art. 30

La commission électorale s’assure du respect des règles relatives à la présentation des candidatures et à la formation des listes énoncées aux articles 28 et 29 du présent règlement et du respect des conditions d’éligibilité des candidat·es, relatives aux différents scrutins. La commission électorale vérifie également l’admissibilité des noms de listes et des surnoms de candidat·es au regard des lois, des règlements de l’UCLouvain ainsi que de la Charte électorale annexée au présent règlement et des principes du fair play électoral. 

Within forty-eight hours of the close of nominations, the Electoral Commission shall publish a provisional list of nominations.

Art. 31

Toute contestation relative à la présentation des candidatures et à la formation des listes ou aux conditions d’éligibilité des candidat·es peut être portée à la connaissance de la commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la Présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). 

Objections will only be taken into consideration if they are made within forty-eight hours of publication of the provisional list of candidates. They must clearly indicate the list or candidate concerned, as well as the rules relating to the presentation of candidacies and the formation of lists or the conditions of eligibility of candidates, which are alleged to have been disregarded.

La commission électorale invite la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation à faire part de ses éventuelles observations. Dans un délai de quarante-huit heures, un courrier électronique reprenant ces observations est adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). La commission électorale indique, de manière motivée, ensuite à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e par la contestation les éventuelles rectifications nécessaires. 

A défaut pour la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation d’opérer les rectifications indiquées, la commission peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

- l’éviction du·de la ou des candidat·es concerné·e(s) ;

- l’éviction de la liste concernée. 

The sanction is the subject of a report sent by email to the author of the dispute and to the list or candidates concerned. 

No later than the seventh calendar day before the start of the ballot, the Electoral Commission will draw up the final lists to be submitted to the voters.

Art. 32

Candidates in student elections undertake to respect the laws and regulations of UCLouvain, as well as the Electoral Charter appended to these regulations and the principles of electoral fair play.

Art. 33

Dans le cadre des élections générales étudiantes, la commission électorale autorise l’AGL à mettre à disposition de chaque liste et candidat·e indépendant·e un budget pour financer les dépenses de sa campagne. Ce budget est proposé chaque année par la commission électorale et validé par le trésorier·ère de l’AGL avant l’ouverture de la campagne électorale. L’AGL communique chaque année, avant la campagne électorale, les modalités et bonnes pratiques d’utilisation du budget alloué aux listes et candidat·es indépendant·es.

Art. 34

Any dispute relating to the electoral campaign may be brought to the attention of the Electoral Commission by sending an e-mail from an address under the https://uclouvain.be/ domain to the chair of the Electoral Commission (https://contestations-elections@aglouvain.be%29./

Les contestations ne sont prises en considération que si elles sont formulées avant l’ouverture du scrutin. Elles indiquent clairement la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation et les règles relatives au déroulement de la campagne dont la méconnaissance est alléguée.

The Electoral Commission invites the list or candidate concerned by the challenge to submit any observations.

Within forty-eight hours, an e-mail containing these observations is sent from an address on the https://uclouvain.be/ domain name to the chair of the electoral commission (contestations-elections@aglouvain.be) before 11.55pm.

La Présidence et la Vice-Présidence de la commission peuvent entendre les différentes parties et tentent de concilier les étudiant·es et d’atteindre avec eux ou elles, un règlement amiable du différend. Lorsqu’un tel règlement amiable est atteint, il en est dressé un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. La Présidence et la Vice-Présidence de la commission peuvent, s’ils ou elles l’estiment opportun, renvoyer les étudiant·es vers le conciliateur ou la conciliatrice électoral·e. Lorsqu’un règlement amiable est atteint, il en est dressé un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. A défaut de règlement amiable, la Présidence et la Vice-Présidence de la commission informent la commission électorale de la contestation. La commission peut décider d’entendre l’auteur·rice de la contestation et la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation. Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes :

- community service work linked to the University;

– the partial or total withdrawal of the funding referred to in Article 32; 

- Disqualification of the candidate(s) concerned; 

- removal from the list.

The sanction is the subject of a report sent by e-mail to the person who lodged the objection and to the list or candidate concerned.

The Electoral Commission decides on the disputes submitted to it no later than the end of the "waiting" period.

In any event, the Electoral Commission may communicate the dispute to the Vice-Rector or the Vice-Rector for Student Affairs, subject to possible disciplinary proceedings.

In addition, the Electoral Commission reserves the right to contact the Together Unit (https://uclouvain.be/fr/decouvrir/respect/cellule-d-aide-together.html) to ensure that any disputes relating to gender-based violence, harassment and discrimination are handled in a sympathetic and appropriate manner.

Art. 35

The election is conducted by secret ballot, using an electronic voting system. 

Art. 36

Dès l’ouverture du scrutin, toute propagande électorale est toujours autorisée dans le respect des principes du présent règlement, de la charte électorale, de l’ordre public et des bonnes mœurs. Toutefois, les candidat·es ne sont pas autorisé·es à poursuivre la propagande électorale, durant le scrutin, autour des bureaux de vote (fixes et volants) mis en place par la commission électorale et/ou les listes et/ou les candidat·es indépendant·es et durant les descentes d’auditoire réalisé·es par les candidat·es.

Art. 37

Les étudiant·es peuvent voter à partir de n’importe quel ordinateur ayant accès à Internet, avec un navigateur récent. L’élection se déroule sur un site Internet possédant une URL simple. L’étudiant·e électeur·rice coche, sur les bulletins de vote qui lui sont présentés en fonction de sa faculté, la ou les case(s) correspondant à son ou ses choix et il ou elle valide son vote. Un courrier électronique est envoyé à l’étudiant·e électeur·rice en guise de confirmation. Dans ce courrier, un message relatif aux suspicions de fraude est délivré et une adresse électronique de contact est proposée en cas de doute de la part de l’étudiant·e. Une adresse courriel de contact permet d’assurer un support technique pour les étudiant·es éprouvant des difficultés à voter électroniquement.

Art. 38

Lors de ce vote électronique, il est présenté à chaque électeur·rice un ou plusieurs bulletins de vote, concernant respectivement l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et l’élection du Conseil AGL. Pour les électeurs·rices des conseils étudiants de site concernés, il est, en outre, présenté un bulletin supplémentaire qui concerne l’élection du Conseil étudiant de site. Ces bulletins prennent la forme de pages web distinctes qui se succèdent ou sous la forme d’une même page avec une séparation distincte. Chaque bulletin reprend le nom et le prénom, ainsi que le surnom éventuellement renseigné, de chacun·e des candidat·es au scrutin. Pour l’élection du Conseil AGL, les candidat·es sont présenté·es par liste dans l’ordre indiqué par la liste à laquelle ils ou elles appartiennent, selon le principe de parité et le mécanisme énoncés dans l’article 28. Les numéros indiquant cet ordre sont repris sur le bulletin de vote. À côté de leur nom figurent le sigle de la faculté dans laquelle ils ou elles sont régulièrement inscrit·es à titre principal ainsi que leur éventuelle candidature à un mandat de la CGEI. Les bulletins sont différenciés par faculté par la mise en évidence (caractères gras) des candidat·es appartenant à la faculté dans laquelle les bulletins sont présentés. L’électeur·rice peut voter pour un·e ou plusieurs candidat·es d'une même liste ou pour la liste elle-même. Chaque vote en faveur d’un ou de plusieurs candidat·es d’une même liste donne automatiquement une voix à cette liste. Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et pour l’élection des membres des Conseils de site, les candidat·es sont présenté·es par ordre alphabétique, et cet ordre est signalé. À côté de leur nom figurent leur année d’étude et la mention d’une éventuelle liste. L’électeur·rice peut voter pour un·e ou plusieurs candidat·es, indépendamment de la liste à laquelle ils ou elles appartiennent. L'interface du système de vote empêchera la création de bulletins de vote invalides et, en particulier, le panachage entre plusieurs listes, qui n'est pas autorisé pour l'élection du Conseil AGL. Une case de vote blanc est disponible sur chaque bulletin. Le vote blanc est un vote valable, mais non exprimé.

Art. 39

Un·e étudiant·e insatisfait·e de son vote par Internet (soit qu’il ou elle rencontre un problème technique, soit qu’il ou elle s’est trompé·e, soit qu’il ou elle suspecte une usurpation d’identité) peut revoter autant de fois qu’il ou elle le souhaite, le nouveau bulletin remplaçant le précédent, ce dernier étant annulé. Seul le dernier bulletin soumis par un·e électeur·rice compte. Cette possibilité est offerte durant toute la période de vote. Un·e étudiant·e insatisfait·e de son vote électronique peut, par ailleurs, demander l’annulation de son vote, après la fin officielle du vote et ce, jusqu’au début du dépouillement.

Art. 40

One or more electronic polling stations will be set up at each site during the election period. These polling stations are open at times set by the Electoral Commission.

Art. 41

Il y a au moins un stand de vote électronique par site durant la période des élections. Chaque stand de vote électronique est placé sous la responsabilité d’un·e président·e de stand désigné·e par la commission électorale. Pour chaque stand de vote, la commission désigne, par ailleurs, des personnes chargées de tenir le stand et de représenter le ou la président·e du stand de vote électronique en son absence. Les responsables des stands de vote s’assurent que le vote puisse s'effectuer de façon confidentielle.

Art. 42

Les stands de vote électronique seront tenus, dans la mesure du possible, par au moins deux candidat·es ou étudiant·es de facultés différentes. Deux candidat·es d’une même faculté ne peuvent donc pas tenir seul·es un stand de vote.

Art. 43

Chaque liste et tout·e candidat·e indépendant·e peut transmettre son programme au Président ou à la Présidente de la commission électorale en au moins autant d'exemplaires qu'il y a de stands de vote électronique. Ces programmes seront consultables sur les stands de vote via un renvoi simplifié au site de l’AGL. Dans chaque stand de vote électronique, chaque liste ou candidat·e indépendant·e peut se faire représenter par un·e témoin, qui s'abstient d'influencer le vote des électeur·rices.

Art. 44

Sauf dérogation accordée par la commission électorale, chaque candidat·e prenant part au scrutin s’engage inconditionnellement par la remise de sa candidature à participer durant au minimum deux heures à la campagne neutre des élections en placardant des affiches ou en effectuant des descentes d’auditoires. Sauf dérogation accordée par la commission électorale, chaque candidat·e s’engage également à tenir un stand de vote durant au minimum deux heures sur la durée d’ouverture des stands de vote électronique.

Art. 45

Any dispute relating to the electoral operations may be brought to the attention of the Electoral Commission by sending an e-mail from an address under the https://uclouvain.be/ domain to the chair of the Electoral Commission (plaintes-elections@aglouvain.be)

Objections will only be taken into consideration if they are made during the period running from the first day on which candidatures are submitted to the hour following the close of the ballot. They must clearly indicate the list or candidate concerned by the challenge and the rules relating to the electoral process that are alleged to have been disregarded.

La commission électorale invite la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation à faire part de ses éventuelles observations. Dans un délai de douze heures, un courrier électronique reprenant ces observations est adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). 

La Présidence et la Vice-Présidence de la commission informent la commission électorale de la contestation. La commission peut décider d’entendre l’auteur·rice de la contestation et la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation. Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

- un travail d’utilité collective lié à l’Université 

- le retrait partiel ou total du financement visé à l’article 33 ; 

- l’éviction du·de la ou des candidat·es concerné·e(s) ; 

- l’éviction de la liste du·de la candidat·e concerné·e La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou aux candidat·es concerné·es. 

La commission électorale statue sur les contestations qui lui sont soumises au plus tard à la fin de la période « d’attente » En tout état de cause, la commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, pour des poursuites disciplinaires éventuelles. 

Any dispute relating to electoral operations may be considered abusive and, therefore, inadmissible, by the electoral commission in the following cases:

When it has the sole or main purpose of harming a candidate and/or the electoral commission and its members;

When a challenge is the embodiment of a manifest excess of the normal exercise of this right recognized by a prudent and diligent person.

Art. 46

Les expert·es de l’entreprise chargée du vote électronique procèdent au dépouillement des bulletins électroniques sous la supervision du Président ou de la Présidente de la commission électorale et en présence de l’auditeur·rice. La première étape consiste à invalider les votes électroniques de personnes l’ayant demandé durant la période « d’attente ». Une fois cette étape effectuée, les bulletins seront dépouillés.

Art. 47

La confidentialité du vote électronique repose sur la confiance répartie entre un certain nombre de personnes que l'on désignera par l'appellation « porteur·ses de clé ». Ces dernier·ères sont désigné·es par la commission électorale parmi des personnes non candidates aux élections. Les porteur·ses de clé sont dépositaires de clés dont l'utilisation conjointe permet d'obtenir le résultat de l'élection. Les porteur·ses de clé sont désigné·es par la commission électorale, en temps voulu.

Art. 48

Pour être valable, le scrutin doit avoir recueilli la participation d'au moins vingt pour cent (20%) des étudiant·es visé·es à l'article 2. Si un taux de participation inférieur à vingt pour cent est enregistré, la commission électorale procède à l’organisation d’un second tour conformément au décret du 21 septembre 2012.

Art. 49

For the election of the AGL Council, the distribution of seats between the lists is proportional to the number of votes collected and is done as follows:

We sum the votes expressed by list to obtain the totals X list;

On divise les totaux X liste par la suite de diviseurs {1,8 ; 3 ; 5 ; 7 ; 9 ; 11…} ; 

On classe l'ensemble des quotients obtenus par ordre décroissant et on attribue les N sièges à pourvoir aux N plus grands quotients. En cas d'égalité stricte entre différents quotients, ceux-ci sont ordonnés en favorisant ceux relatifs aux listes ayant jusqu'alors le moins de sièges déjà attribués. Pour l’application du processus d’attribution des sièges, les candidat·es qui ne sont pas membres d’une liste sont considéré·es comme formant chacun·e une liste. 

The one who has no vote is neither elected nor a substitute.

Art. 49bis

Au sein du collège facultaire, sont élu·es les candidat·es ayant recueilli le plus de voix dans leur faculté en tenant compte de la répartition des sièges, au prorata du nombre de voix obtenues par chaque liste au sein de cette faculté. Au sein de ce collège, lorsqu’un ou plusieurs sièges sont attribués à une liste mais que cette liste ne dispose pas d’un·e candidat·e pour ces sièges, la méthode des quotients visée par le premier alinéa sera appliquée aux listes disposant de candidat·es au sein de la faculté concernée en vue d’attribuer le(s) siège(s) vacant(s). En cas d’absence ou d'insuffisance de candidat·e au sein de la faculté concernée, les sièges laissés vacants seront attribués via une procédure de cooptation, selon les modalités que le Conseil AGL détermine.

Art. 49ter

Within the university college, the candidates who have received the most votes are elected.

once the candidates elected within the faculty college have been withdrawn and taking into account the distribution of seats in proportion to the total number of votes obtained by each list over the entire university.

Within this college, when one or more seats are allocated to a list but this list does not have candidates for these seats, the quotient method referred to in the first paragraph will be applied to the lists still having candidates. es with a view to allocating the vacant seats. In the event of absence or insufficient candidates, the seats left vacant will be allocated via a co-optation procedure, according to the methods that the AGL Board determines.

Art. 49quater

Après l’attribution au sein du collège universitaire, la commission électorale vérifie que le nombre de sièges attribués à des étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI, au sein du Conseil AGL, est bien égal (ou supérieur) à celui qui leur est garanti selon l'article 14. Si ce n'est pas le cas, un siège CGEI facultatif du conseil universitaire est attribué via les quotients déterminés selon le premier alinéa, au sein de la même liste, à l'étudiant·e candidat·e à un mandat de la CGEI non élu·e qui a recueilli le plus de voix. Si la liste ne comprend plus d'étudiant·e candidat·e à un mandat de la CGEI non élu·e, la méthode des quotients sera appliquée aux listes disposant de candidat·es CGEI non élu·es en vue d’attribuer le(s) siège(s) vacant(s). Cette procédure est répétée, pour le deuxième siège facultatif, et ainsi de suite, jusqu'à l'attribution à des étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI du nombre de sièges qui leur est garanti au sein du Conseil AGL. Au terme du processus, la commission électorale peut constater l’impossibilité d’atteindre le nombre de sièges garantis aux étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI au sein du Conseil AGL, sans que ce constat n’invalide le scrutin.

Art. 49quinquies

Les listes de suppléances sont établies comme suit : au sein du collège facultaire, les suppléant·es au sein d’une liste sont les candidat·es facultaires de cette liste qui sont non élu·es ou qui sont élu·es au sein du collège universitaire. Au sein du collège universitaire, les suppléant·es au sein d’une liste sont les candidat·es non élu·es de cette liste. Les listes de suppléances sont triées par ordre décroissant de voix de préférence, respectivement, au sein de la faculté et au sein de l’université. En conséquence des règles ci-dessus, lorsqu’un·e suppléant·e est appelé·e au sein du collège facultaire et si ce·tte suppléant·e est déjà élu·e au sein du collège universitaire, son siège devient vacant au sein du collège universitaire et on choisit le·a suppléant·e du·de la suppléant·e au sein de la liste de suppléance du collège universitaire.

Art. 49sexies

For all the above-mentioned allocation procedures, in the event of a tie in the number of votes obtained by several candidates, the youngest is elected.

Art. 50

Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et pour l’élection des membres des Conseils de site, les sièges sont attribués aux candidat·es ayant recueilli le plus grand nombre de voix personnelles. En cas d'égalité du nombre de voix recueillies par plusieurs candidat·es à un même mandat, le ou la plus jeune est élu·e. Si un·e conseiller·ère démissionne de son mandat, son siège va au·à la premier·ère étudiant·e non-élu·e au sein de la représentation des étudiant·es ou du Conseil concerné. Au sein de la délégation étudiante aux Conseils de faculté et au sein du Conseil de site, si le nombre de candidat·es est inférieur au nombre de sièges prévus, les candidat·es élu·es proposent la cooptation de nouveaux·elles représentant·es. Les membres élu·es directement doivent constituer au moins un tiers de la représentation étudiante concernée. Les propositions de cooptation au sein des Conseils de faculté sont approuvées par le Conseil AGL, selon les modalités qu’il détermine. Les cooptations effectuées au sein des Conseils de Site sont transmises pour information au Conseil AGL. Celui·celle qui n’a pas de voix n’est ni élu·e, ni suppléant·e.

Art. 51

Student representatives on the AGL Council are elected for a one-year term. This takes effect at the first meeting of the AGL Council following the closure of the elections by the Electoral Commission or at the latest on May 1 following their election.

The new AGL Council thus constituted designates the students who will sit on the Board of Directors, the Academic Council, the Council for Social and Student Affairs and the Council for Education and Training for a term of one year commencing July 1 following their election.

Student representatives on Faculty Councils are elected for a one-year term. Their term of office begins on September 1 following the close of elections, unless otherwise provided in the regulations of each of the Faculties.

Student representatives on Site Student Councils are elected for a one-year term beginning May 1 following their election.

The student representatives on the Sector Councils are elected by the newly elected student advisers of each Faculty Council of the sector concerned, according to the procedures established by the practice of each of the sectors. The same applies to mandates within Sector Offices and other sectoral mandates. Their mandate begins on September 1 following the close of the elections, unless otherwise provided in the regulations of each of the sectors.

Art. 52

For each ballot, the minutes record the number of voters, the number of canceled ballots during the "low" period, the number of blank ballots, the number of votes for each list and the number of votes for each candidate within each list and the particular observations relating to the ballot and the counting.

Art. 53

The counting is public.

Art. 54

The Electoral Commission meets to validate the elections and their results in accordance with the decree of September 21, 2012. If it deems it necessary, it can proceed to a new election for all the ballots or for part of them.

Art. 55

The Electoral Commission brings the results of the elections to the attention of students and university staff by all appropriate means (e-mail, website, etc.).

Its President sends in particular, through the Vice-rectorate for Student Affairs, a letter to the faculty secretariats, to the Presidents of Faculty Councils, to the outgoing President of the AGL Council, to the Coordinator of the CGEI, to the Deans or Deans and, where applicable, to the heads of Site Councils.

The results mention the following information for each ballot: the participation rate, the number of voters, the number of ballots canceled during the "waiting" period, the number of blank ballots, the number of votes for each list , the number of votes per candidate, the candidates elected.

Art. 56

La commission électorale peut être informée, durant une période de trois jours suivant la publication des résultats, d’une irrégularité affectant le dépouillement et l’attribution des sièges. L’irrégularité est portée à la connaissance de la commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). Ce courrier électronique indique clairement l’irrégularité alléguée et les règles dont la méconnaissance est invoquée. 

La Présidence informe la commission électorale. Dans le cas où une liste ou un·e candidat·e est mis en cause, cette liste ou ce·tte candidat·e est invité·e à faire part de ses éventuelles observations, dans un délai de vingt-quatre heures, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). La commission peut décider d’entendre toute personne dont l’audition lui paraît opportune. Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

– the holding of a new ballot, for the election of the AGL Council, for the election of student representatives of one or more faculty councils or for the election of student representatives of one or more site councils, depending on the scope of the irregularity found;

- le remboursement partiel ou total du financement visé à l’article 33 du présent règlement ; 

– the forfeiture of the candidate(s) concerned;

- la déchéance de l’ensemble des candidat·es d’une liste électorale ; 

– the ineligibility of a candidate for the next elections.

Les décisions de la commission électorale sont communiquées au plus tard vingt jours après la publication des résultats des élections. La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. En tout état de cause, la commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice-rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, pour poursuites disciplinaires éventuelles.

Art. 57

The results of the elections are definitively validated twenty days after the publication of the results thereof.

Art. 58

The modification of these regulations falls within the competence of the Council of Social and Student Affairs. This competence is suspended between the first CASE of each calendar year and the final validation, by the Electoral Commission, of the results of the student general elections.

Art. 59

In the event that a merger between the Catholic University of Louvain and another academic institution is decided, the electoral commission is at the disposal of the competent authorities in order to organize, with the various actors concerned, the Articulation or reconciliation of procedures relating to the organization of student elections. 

Art. 60

The Elections Committee may make recommendations for the organization of student elections the following year. His term ends on June 30.

Disposition transitoire valable pour l’année académique 2023-2024. Dans le cadre de l’application du présent règlement aux facultés du site de Saint Louis Bruxelles, il faut entendre que l’instance nommée “Conseil de faculté” équivaut à l’instance “Assemblée de faculté” sur le site de Saint Louis, dans la dénomination actuelle des instances. L’entrée en fonction des membres de l’Assemblée de faculté, équivalent des conseillers facultaires dans le présent règlement, peut être différée à une date ultérieure à celle indiquée à l’article 51. Cette date est fixée par les facultés concernées.